مقاله تحلیلی: ۵ گام مهم تعریف برنامه زمانی پروژه

نرم‌افزارها و ابزار مدیریت پروژه ازاین‌جهت اثربخش هستند که مدیریت منظم و روزانه برنامه زمان‌بندی و پیشرفت پروژه را ممکن می‌کنند.

یک برنامه زمانی موفق به دو عامل بستگی دارد: اول برنامه‌ریزی و اقدامات قبل از شروع پروژه و دوم رعایت برنامه زمانی و متعهد بودن به آن در فاز اجرا.

اگر بر درک و برنامه‌ریزی بر اساس استراتژی‌های کلیدی زمان‌بندی تمرکز کنید، می‌توانید بهترین برنامه زمانی را ارائه و متعاقباً آن را دنبال و مدیریت کنید. به همین منظور در ادامه به بحث درباره ۵ گام مهم در تعریف برنامه زمانی پروژه می‌پردازیم.

۱- آماده‌سازی

یک برنامه زمانی موفق معمولاً در وهله اول به درک همه بخش‌ها و قسمت‌های پروژه که شامل موارد زیر است بستگی دارد:

• ایده پروژه چگونه مطرح شده است؟
• در هر برهه از زمان چه انتظاراتی وجود دارد؟
• چه کسانی باید برای دستیابی به هدف پروژه در آن مشارکت داشته باشند؟

بیانیه کار یا قرارداد را به‌دقت بررسی کنید و با مدیر فروش که این معامله را ترتیب داده است صحبت کنید تا به دیدگاهی برسید که بتوانید آن را با تیم پروژه به اشتراک بگذارید. همچنین لازم است که درباره مشتری،‌ اینکه تعامل با آن/ آن‌ها چگونه باشد و انتظارات آن‌ها اطلاعات بیشتری کسب کنید.

۲- تعریف برنامه پروژه

با سهامداران ملاقات و کمینه محصول پذیرفتنی را مشخص کنید. همچنین لازم است که قسمت‌ها و فازهای مختلف کار را اولویت‌بندی کنید. مایلستون ها، تسک ها و مراحل کار را تعریف کنید و سپس وابستگی یا عدم وابستگی آن‌ها را مشخص کنید.

کارها را بر اساس اولویت انجام مرتب کنید. همه مواردی را که ممکن است خودبه‌خود رخ دهند یا مدت‌زمان بیشتری طول بکشند را یادداشت و مواردی که نیاز به بازبینی و تائید دارند را علامت‌گذاری کنید.

۳- تخصیص منابع

در یک برنامه زمانی موفق موارد زیر به‌وضوح مشخص می‌شود:

• چه‌کاری را نیروی داخلی می‌تواند انجام دهد؟
• چه‌کاری را پیمانکار یا نیروی کاری فریلنسر می‌تواند انجام دهد؟

بعد از تخصیص منابع با پیمانکاران و فریلنسرها تماس بگیرید تا به‌محض شروع کار آن‌ها آمادگی لازم را داشته باشند.

۴- برآورد زمان

برای همه ایتم ها و بخش‌های مختلف یک پروژه باید برآورد زمان صورت گیرد. برای اینکه زمان همه کارها را برآورد کنید، از تاریخ تعیین‌شده برای تکمیل پروژه به سمت عقب برنامه‌ریزی کنید. با یک تخمین اولیه شروع کنید و در حین تهیه برنامه پروژه آن را اصلاح کنید. وقتی برنامه زمانی تکمیل شد آن را با همه سهامداران اصلی پروژه اشتراک‌گذاری کنید تا مطمئن شوید چیزی از قلم نیفتاده است.

۵- پیگیری پیشرفت پروژه

در تیم‌ها و پروژه‌های بزرگ‌تر بهتر است که از یک ابزار مدیریت پروژه برای پیگیری پیشرفت و تعریف مسیر بحرانی استفاده شود. با این ابزار می‌توانید گزارش‌های روزانه، هفتگی و ماهانه تهیه کنید و آن‌ها را اشتراک‌گذاری کنید.

منبع

 نوشته شده توسط تیم مترجمین موسسه 808

 اگر دوست دارید به تیم مترجمین 808 بپیوندید، با ما تماس بگیرید.

دریافت فایل PDF مقاله برای اعضای VIP رایگان است. سایر کاربران با پرداخت ۵۰۰ تومان می توانند اقدام به دریافت این فایل کنند.