مقاله تحلیلی: ۵ دلیل شکست برنامه مدیریت پروژه

هر پروژه و نیز مدیریت آن ممکن است با شکست مواجه شوند. برای پیشگیری از چنین مشکلاتی چه مراحلی را باید طی کرد؟ آیا به‌اندازه کافی از مهارت‌های خود آگاهی دارید؟ آیا به خود اعتماد دارید تا از شکست یک طرح مدیریت پروژه جلوگیری کنید؟ هر مدیر پروژه باید از یک سری مهارت‌ها برخوردار باشد تا بتواند یک طرح مدیریت پروژه را به‌طور بی‌نقص اجرا نماید.

یک طرح مدیریت پروژه دقیق، کیفیت پروژه و نحوه اجرای آن را مشخص می‌کند و استراتژی تکمیل پروژه را به‌طور کار‌آمد و با پارامتر‌های از پیش تعیین‌شده تدوین می‌نماید.

در این مقاله به‌طور خلاصه به ۵ دلیلی که باعث شکست طرح مدیریت پروژه می‌شوند اشاره می‌کنیم.

۱. مدیریت محدوده

بدیهی است که یکی از مهم‌ترین دلایل عدم موفقیت در برنامه مدیریت پروژه، به محدوده نامشخص و تعریف‌نشده کار مربوط می‌شود. طرح مدیریت پروژه باید دارای محدوده مشخص، واضح و قابل‌دستیابی باشد که با ابزار‌ها و منابع اختصاص‌یافته قابل‌پیگیری و تکمیل باشد. برنامه‌های مدیریت پروژه به این دلیل با شکست مواجه می‌شوند که اعضای تیم، انتظارات واضحی در مورد محدوده و بودجه ندارند. اطمینان حاصل کنید که آغاز پروژه و منشور آن به اطلاع همگان رسیده و با تمامی ذینفعان اصلی به اشتراک گذاشته شده باشند. سعی نکنید تنها برای جلب رضایت سایرین، بخش‌هایی از محدوده کار را بولد کنید، بلکه نسبت به محدوده کار به‌گونه‌ای منسجم و یکپارچه همان‌طور که توافق شده است برخورد کنید و درصورتی‌که ضرورتی ندارد از محدوده تعریف‌شده فراتر نروید.

۲. برنامه ارتباطی

یک مدیر پروژه بیشتر وقت خود را صرف برقراری ارتباط میان اهداف، انتظارات، مشکلات و پیشرفت پروژه می‌کند. بااین‌وجود، مدیریت پروژه به دلیل عدم برقراری ارتباط بین اعضای پروژه ممکن است با شکست مواجه شود. صنعت در حال پیشرفت است و اکنون شاهد شکل‌گیری مجازی تیم‌ها و گروه‌ها در سراسر جهان هستیم.  برخورداری از ابزارها و فرآیند‌های مناسب که به برقراری ارتباط کمک می‌کنند، برای مدیریت پروژه بسیار حائز اهمیت است. در برنامه مدیریت پروژه باید ارتباطات متعدد، شیوه تعامل و افرادی که به‌روز‌رسانی‌ها را دریافت می‌کنند مشخص‌شده باشند و دستورالعمل‌های واضحی برای برقراری ارتباط با افراد رده‌های مختلف بسته به نوع موضوع وجود داشته باشد.

۳. تخصیص و مدیریت منابع

یک برنامه مدیریت پروژه می‌تواند به‌راحتی با شکست مواجه شود به این دلیل که منابع اختصاص‌یافته به پروژه کافی نیست. برنامه‌ها و اهداف با پیش‌فرض‌هایی تعریف می‌شوند که تعداد معینی از افراد را در کارها و فعالیت‌های مختلف درگیر می‌کند. برنامه مدیریت پروژه باید منابع را از روز نخست به‌وضوح شناسایی کند و بودجه‌ای را به اجزای اصلی و کلیدی آن اختصاص دهد. درصورتی‌که مدیران وظایف خاصی را طلب کنند این احتمال وجود دارد که باعث گسترش منابع ‌شوند، بنابراین حتماً از طریق برقراری ارتباط، مقدار منابع اختصاص‌یافته به هر فعالیت را دنبال و به‌روز کنید. همچنین، شرایط برآمده از هرگونه شکست در مدیریت پروژه نه‌تنها در مقدار منابع بلکه در نتیجه مورد انتظار از منابع نمود پیدا می‌کند، بنابراین در صورت عدم دستیابی به نتایج مورد انتظار، ممکن است با دو برابر مقدار اصلی منابع مواجه شوید.

۴. شکست مدیریت پروژه به دلیل مشکل در برنامه‌ریزی

برنامه‌ریزی می‌تواند عامل تعیین‌کننده دیگری باشد که بر نتیجه طرح مدیریت پروژه تأثیر می‌گذارد. تقسیم‌بندی گروه‌ها و زیرگروه‌ها برای این‌که بتوانند به‌طور مؤثر کار کنند، شانس موفقیت برنامه مدیریت پروژه شما را افزایش می‌دهد. برای پیگیری امور معلق وقت بگذارید، وظایف را به افراد اختصاص دهید تا مسئولیت پیگیری را بر عهده گیرند، برنامه‌های احتمالی را تهیه کرده و به‌محض بروز خطرات آن‌ها را ارزیابی کنید. فرآیند برنامه‌ریزی نباید هرگز متوقف شود و باید به‌عنوان یک بخش جاری، مورد پیگیری و تحت مسئولیت مدیر پروژه قرار گیرد. برای بازبینی توالی برنامه‌ریزی فعالیت‌ها وقت بگذارید و آن‌ها را با تیم پروژه در میان بگذارید.

۵. نظارت، کلید برنامه مدیریت پروژه

با خودداری از مدیریت ذره‌بینی، نتایج بهتری کسب خواهید کرد. مدیریت ذره‌بینی و نظارت بیش‌ازاندازه روی برخی از فعالیت‌ها ممکن است برای برنامه مدیریت پروژه مضر باشند. در مورد انتظارات خود قاطع و واضح باشید، به‌جای این‌که مجبور شوید همه‌چیز را خودتان بررسی و تأیید کنید، درخواست گزارش و به‌روز‌رسانی دهید. وقتی به تیم خود اعتماد داشته باشید وقتتان آزاد خواهد شد و می‌توانید از این وقت برای مدیریت پروژه استفاده کنید. برنامه مدیریت پروژه باید در طی فرآیند نظارت، انتظارات را از نظر فراوانی و کیفیت نتایج تعیین کند. انتظارات خود را در مورد زمان تهیه برنامه پشتیبان و الزامات عدم انطباق تعریف کنید. نظارت امری حیاتی در مدیریت پروژه است زیرا شامل معیار‌های پذیرش، دامنه تغییرات مجاز و مراحل آماده‌سازی اقدامات اصلاحی است.

این‌ها تنها تعدادی از مواردی هستند که به عدم موفقیت در برنامه مدیریت پروژه منجر می‌شوند. حتماً برای چنین مواردی آمادگی لازم را داشته باشید و پروژه را تا آنجایی که می‌توانید با جزئیات، برنامه‌ریزی کنید.

 منبع

نوشته شده توسط تیم مترجمین موسسه 808

اگر دوست دارید به تیم مترجمین 808 بپیوندید، با ما تماس بگیرید.

دریافت فایل PDF مقاله برای اعضای VIP رایگان است. سایر کاربران با پرداخت ۵۰۰ تومان می توانند اقدام به دریافت این فایل کنند.