کنترل پروژه فرآیندی‌ است که برای تشخیص به موقع مشکلات احتمالی در روند اجرای پروژه طراحی می‌شود. این فرآیند به مدیر پروژه اجازه می‌دهد که مشکلات پیش رو را قبل از بزرگ شدن و زمانی که یک راه حل آسان دارند، شناسایی و برطرف کند.

اگر شما بتوانید در هر کدام از حوزه‌های پروژه خط مبنای (Baseline) خود را حفظ نمایید و مطابق آن پیش بروید، مشکلی وجود نخواهد داشت اما امروزه کمتر پروژه‌ای وجود دارد که با تحقق کامل آنچه برنامه‌ریزی شده است به پایان برسد.

سوال اساسی این است که مدیر پروژه موظف است برای پیش‌برد پروژه خود با حداقل انحراف، چگونه عمل کند؟

همانطور که همه ما می‌دانیم کنترل هزینه‌ها، زمان، کیفیت، محدوده و…. فرآیند آسانی نیست. بعد از اتمام برنامه‌ریزی پروژه و با شروع فاز اجرا شما نیاز به پایش پروژه خود دارید که آیا مطابق با برنامه است یا خیر.

فرایند کنترل پروژه به زبان ساده

شاید بتوان گفت که فرآیند کنترل پروژه یک چرخه‌ی تکرارشونده است که در طی آن مدیر پروژه با استفاده از ابزارهای مختلف اندازه‌گیری و سنجش و پس از دریافت بازخورد از دیگران، انحرافات احتمالی در روند اجرایی پروژه را نسبت به خط مبنای از پیش‌تعیین‌شده می‌سنجد و سپس تصمیم می‌گیرد که برای اصلاح روند فعلی نیاز به اعمال چه اقدامات اصلاحی است.

فرآیند کنترل پروژه پنج مرحله‌ اصلی دارد:

۱- مشخص کردن فرایند و سنجه‌های کنترل پروژه

در مرحله‌ی اول باید ساختار حکمرانی و کنترلی پروژه مشخص شود. در همین راستا نیاز است تا دستورالعمل‌های مورد نیاز شامل فرآیند کنترل، شناسنامه و ماتریس تخصیص مسئولیت‌ها نوشته شود.

باید تعیین کنید که چه شاخص هایی در طول پروژه اندازه‌گیری خواهند شد و این اندازه‌گیری هر چند وقت یک بار، در طول چرخه عمر پروژه، انجام خواهد شد.

برای به‌دست آوردن این سنجه‌ها نیاز است تا پیش از شروع پروژه با تمامی ذینفعان درباره معیارهای سنجش به توافق برسید، این امر یک شرط لازم برای موفقیت پروژه است. در ادامه نیز برنامه‌ زمان‌بندی اولیه برای بازرسی‌ها و اندازه‌گیری‌ها تهیه شود و مورد توافق طرفین قرار گیرد.

۲- رصد کردن پروژه

شما نیاز دارید تا در طول بازه‌های تعیین شده در مرحله قبل، پروژه خود را رصد کنید. پیدا کردن تعادل بین کنترل بیش از حد و کم پروژه‌ها یک چالش همیشگی برای مدیران پروژه خواهد بود.

نکته‌ی مهم: نباید میزان پایش شما آنقدر زیاد شود که اعضای تیم احساس ناامنی کنند و یا آنقدر کم باشد که متوجه روند کار نشوید و خیلی دیر از مشکلات آن اطلاع پیدا کنید.

در این مرحله شما باید روش‌های مناسب جمع‌آوری اطلاعات که متناسب با پروژه شماست را مشخص کنید. سپس داده‌های خود را جمع‌آوری و آن‌ها را کنترل کنید تا متوجه شوید که پروژه‌ اجراشده در مقطع زمانی فعلی تا چه اندازه از برنامه‌ریزی‌ها فاصله دارد.

دو نوع داده در این مرحله جمع‌آوری می‌شود:

• داده‌هایی از اجرای پروژه مانند زمان، بودجه و منابع مصرف‌شده و میزان پیش‌رفت پروژه و کارهای انجام‌شده و…. تا این مرحله است.
• داده‌های مربوط به تغییرات غیرقابل‌پیش‌بینی که شامل تغییرات خاص در بودجه، برنامه‌ی زمانی و مقیاس پروژه و… می‌شود.

۳- تهیه‌ گزارش

گزارش‌ها در مقاطع زمانی تعیین‌شده و به شکلی مختصر و مفید ارائه دهید. منتظر حل شدن یک مشکل برای گزارش دادن درمورد آن نباشید. از طولانی کردن گزارش و آوردن اطلاعات بی‌مورد اجتناب کنید.

۴- تحلیل گزارش

در داده‌های تهیه‌شده به دنبال الگوهای مختلف بگردید. اگر چنین الگوهایی پیدا نکردید، احتمالا نیازی به اقدامات اصلاحی برای بازگشت پروژه به مسیر درست نخواهد بود.

هر جا که به نظرتان لازم بود، سراغ سایر اقدامات مشخص‌شده برای بهبود روند اجرای پروژه بروید. مثلا برنامه‌ریزی‌های قبلی برای اجرای پروژه را به‌روز کنید یا مشکلات بزرگ پیش‌آمده را به اطلاع ذی‌نفعان پروژه برسانید.

جمع‌بندی

فرآیند کنترل بخشی ضروری و جدایی‌ناپذیر از پروژه‌هاست. شما به عنوان یک مدیر حرفه‌ای پروژه باید بتوانید روند اجرایی پروژه را زیر نظر بگیرید و هر جا که تفاوتی با برنامه‌ریزی‌های قبلی دیدید، نسبت به اقدامات درست درمورد آن تصمیم بگیرید.

جمع‌آوری و تحلیل داده‌های مختلف و در نهایت، تهیه‌ی گزارش و انجام اقدامات لازم پس از تجزیه و تحلیل آن، اجزای اصلی فرآیند کنترل پروژه را تشکیل می‌دهند.

در صورتی که می‌خواهید یک کارشناس حرفه‌ای کنترل پروژه شوید، دوره های حرفه ای مدیریت پروژه با همکاری دانشگاه امیرکبیر تمامی سرفصل‌های بالا را پوشش می دهد.

منبع