مقاله تحلیلی: ۱۰ نکته مهم برای بازدید از کارگاه ساختمانی

ممکن است پروژه های ساخت‌وساز با ابهام بسیاری همراه باشند. دلیل این است که پروژه‌های ساختمانی مستلزم هماهنگی و همکاری کامل بین افراد هستند. تخصیص دقیق مصالح و منابع نیز یکی از جنبه های مهم موفقیت پروژه است. به همین دلیل، بازدید مکرر و دقیق از سایت پروژه نقش اساسی برای افزایش کارایی و بهره وری گروه و جلوگیری از اشتباهات هزینه‌بر و دیرکردها دارد.

اما نظارت بر پیشرفت ممکن است پروسه‌ای طولانی و چالش‌برانگیز باشد. خبر خوب این است که با برنامه و ابزار مناسب می توان اطمینان حاصل کرد که پروژه به‌طور صحیح اجرا می شود و کاملاً منطبق بر شرایط و ضوابط تعریف‌شده است.

در این مقاله قصد داریم به ده نکته مفید برای بازدید از ساختمان اشاره کنیم.

1. انتخاب ابزار مناسب برای گزارش دهی

نظارت اجمالی بر پروژه همیشه ضروری است. درصورتی‌که هم‌زمان در پروژه های متعددی فعالیت می کنید، نیاز به انجام این کار بیشتر هم می شود. چه در کارگاه ساختمانی و چه در دفتر حضور داشته باشید، باید قادر به نظارت بر پیشرفت پروژه یا پروژه های خود باشید. یک ابزار دیجیتالی با عملکرد بالا می تواند به شما کمک بسیاری نماید.

قبل از انتخاب ابزار گزارش دهی باید توجه کنید که چه نوع اطلاعاتی در هنگام استفاده از آن نیاز دارید. به‌عنوان‌مثال، اگر شما مسئول نظارت بر پروژه‌های مختلف ساخت و ساز به‌صورت هم‌زمان هستید، محاسبه درصد تکمیل پروژه‌های مختلف و یافتن موقعیت آن‌ها (به‌عنوان‌مثال از طریق کد پستی) می‌تواند ابزاری مفید باشد. به این صورت می توان از نظارت درست بر انجام کارهای پروژه اطمینان حاصل کرد. همچنین پروژه هایی که نیاز به توجه دارند، از این طریق شناسایی می‌شوند. بر اساس این اطلاعات می توان برنامه‌ای برای بازدید از پروژه تهیه کرد.

2. استفاده از سیستم‌های گزارش دهی خودکار

امکان ارائه گزارش ساخت‌وساز به‌صورت روزانه موجب ساده‌تر شدن روند نظارت بر پیشرفت ساخت‌وساز می‌شود. توجه داشته باشید که تهیه گزارش های روزانه به‌صورت دستی بسیار زمان بر است. به‌این‌ترتیب قابلیت تولید گزارش های پیشرفت خودکار را می‌توان یکی دیگر از ویژگی های موردنظر هنگام جستجو نرم‌افزار مناسب دانست.

به‌عنوان‌مثال در جنی بلت، کاربر می تواند به‌صورت دوره ای، گزارش های ساخت‌وساز را به‌منظور ارائه کلی پیشرفت پروژه با سایر افراد اشتراک‌گذاری کند. از قابلیت های بیشتر آن این است که در گزارش تا جایی که ممکن است می‌توانید اطلاعات مرتبط بیشتری وارد کنید. نظرات، تصاویر و گزارش های دوره ای تنها چند پارامتری است که باید در نظر بگیرید. در نهایت، هنگامی‌که می خواهید اسناد پروژه را با سایر ذینفعان اشتراک‌گذاری کنید، می‌توانید نام تجاری شرکت خود را نیز اضافه کنید.

 3. سرمایه گذاری بر ارتباطات زمان واقعی

اشتراک‌گذاری سریع و صحیح اطلاعات به اعضای تیم پروژه اهمیت زیادی دارد. به‌این‌ترتیب، بار دیگری که از سایت پروژه بازدید می کنید، مطمئن هستید که همه‌چیز مطابق برنامه انجام خواهد شد. برای رسیدن به این مقصود، نیاز به یک راه‌حل دیجیتالی خواهید داشت که به تمرکز شما بر آنچه در پیشرفت پروژه نیاز است کمک می‌کند. بازدید از سایت پروژه به‌خودی‌خود بسیار زمان بر است بنابراین دلیلی برای اتلاف زمان و هزینه ‌برای یافتن مشکلات و میزان پیشرفت کار، وجود ندارد.

به کمک نمودار گانت تعاملی، می توانید از هرگونه تغییرات در زمان واقعی آن مطلع شوید. همچنین می‌توانید با تخصیص کارها و منابع سریعاً به هرگونه مشکل به وجود آمده پاسخ دهید. به‌طور خلاصه، بهینه‌سازی جریان اطلاعات، فرآیند نظارت بر پیشرفت ساخت‌وساز را و بازدید از محل پروژه را آسان‌تر خواهد کرد.

 4. آسان کردن گزارش دهی برای تیم پروژه

تهیه گزارش دقیق و همراه با جزئیات نه‌تنها برای مدیران، بلکه برای افرادی که در سایت پروژه کار می کنند نیز یک فرآیند دشوار است. به همین دلیل لازم است که همه ابزارهای لازم را به‌منظور انتقال ساده و آسان گزارش پیشرفت در سایت پروژه فراهم کنید. تنها در این حالت می توانید اطمینان حاصل نمایید که تیم پروژه از آخرین تغییرات آگاه است و هر چه که رخ می دهد را گزارش می‌کند. این شفافیت در طول فرآیند ساخت، بازدید از محل پروژه را ساده کرده و بهره وری را افزایش می-دهد.

 5. در نظر داشتن وضعیت آب‌وهوا

این‌که آب‌وهوا یک عامل اساسی در ساخت‌وساز است، بر هیچ‌کس پوشیده نیست. کارهای بسیاری را می توان به‌طور قابل‌توجهی متأثر از شرایط آب‌وهوایی دانست. قبل از شروع به کار در سایت پروژه، برنامه ریزی دقیقی باید انجام شود اما این تنها عامل موردنیاز نیست! شرایط جوی غیرمنتظره ممکن است پروژه را در معرض خطر قرار دهند و شما را وادار کنند که برخی از کارها را مجدداً برنامه‌ریزی کنید. بدیهی است پس از آن، آب‌وهوا تأثیری جدی بر روند نظارت دارد.

با در نظر گرفتن این موضوع، پیگیری وضعیت آب‌وهوا اهمیت می‌یابد. با انجام این کار، می توانید گزارش های آب‌وهوایی دقیق را برای تیم پروژه خود ارسال نمایید و آن‌ها را از آخرین تغییرات در هر لحظه مطلع سازید. همچنین این امکان را می دهد که هوشمندانه تر و بهتر عمل کنید.

 6. آماده بودن قبل از بازدید

قبل از بازدید از پروژه، باید به‌خوبی آماده شوید. در درجه اول باید مسائلی که در گزارش های هفته قبل به آن‌ها اشاره شده رفع کنید. بدین گونه، قادر خواهید بود که برای اعضای گروه خود راه حل های عملی و هوشمندانه ای ارائه نمایید.

بازدید از سایت پروژه ممکن است بسیار زمان بر باشد پس این موضوع که شما از قبل در مورد آنچه در هفته گذشته اتفاق افتاده مطلع باشید، حائز اهمیت است.

 7. تهیه هر چه بیشتر عکس

اکنون‌که مراحل آماده سازی خود را به‌طور کامل انجام داده اید و به سایت پروژه رسیده اید، ضروری است که از همه موارد سند تهیه کنید. بر اساس این مشاهدات می‌توانید هرگونه اشتباهی را شناسایی و متناسب با آن استراتژی پروژه را مجدداً تعریف کنید.

به‌محض اینکه عکس ها را تهیه کردید، سعی کنید که آن‌ها را با اعضای دیگر پروژه به اشتراک بگذارید و از نظرات آن‌ها مطلع شوید. مجدداً، استفاده از ابزار دیجیتالی قابل‌اعتماد می تواند به شما در ذخیره‌سازی و به اشتراک گذاری عکس ها کمک نماید.

 8. انتخاب سبک رهبری

مسئول یک پروژه ساخت‌وساز به این معناست که باید بدانید چگونه تیم را رهبری کنید. انتخاب سبک رهبری، آن‌طور که به نظر می‌رسد، ساده نیست. شما باید با افرادی که در پروژه کار می کنند به‌گونه‌ای رفتار کنید که رفتار متقابل آن‌ها با احترام به شما همراه باشد. در طول فرایند تصمیم‌گیری، به گروه خود فرصت دهید تا نگرانی های خود را ابراز و ایده های خود را بیان کنند.

9. درخواست یک دفتر مدیریت پروژه

یک دفتر مدیریت پروژه یک واحد سازمانی است که مدیریت پروژه‌ها مرکزیت می‌دهد و همچنین جریان همکاری مناسبی بین اعضای گروه ایجاد می‌نماید. یکی از بزرگ‌ترین چالش ها برای یک دفتر مدیریت پروژه، معرفی و اجرای فرآیندهای جدید و استفاده از ابزارهای دیجیتالی است. این موضوع به همه ذینفعان پروژه مربوط می شود.

علاوه بر این، یک دفتر مدیریت پروژه باید آماده ارائه روش‌های کارآمد که پیشرفت کار را تسریع می‌کنند، باشد و پروژه را از هرگونه مواجهه با شرایط غیر قابل پیش‌بینی محافظت کند. بدون شک می توان گفت که با عملکرد بهتر دفتر مدیریت پروژه، بررسی کارگاه آسان تر خواهد شد.

10. استفاده از یک تسهیل کننده

همان‌طور که پیش‌تر ذکر شد، پروژه های ساخت‌وساز ممکن است بسیار پیچیده باشند. عوامل بسیاری وجود دارند که باید موردتوجه قرار گیرند. به همین دلیل استفاده از تسهیل کننده پروژه می تواند یک حرکت هوشمندانه باشد.

برای این کار شاید وجود فردی که بر همه جزئیات و عوامل نظارت می کند، ممکن است ایده خوبی برای نظارت بر پیشرفت پروژه باشد. این فرد می تواند شما را برای بازدید از محل پروژه آماده نموده و از مسائلی که نیاز به تحقیق دارند، آگاه نماید. به این صورت می‌توان از هرج‌ومرج در زندگی روزمره اجتناب کرد.

منبع

نوشته شده توسط تیم مترجمین موسسه 808

اگر دوست دارید به تیم مترجمین 808 بپیوندید، با ما تماس بگیرید.

دریافت فایل PDF مقاله برای اعضای VIP رایگان است. سایر کاربران با پرداخت ۵۰۰ تومان می توانند اقدام به دریافت این فایل کنند.