مقاله تحلیلی: برنامه‌ ریزی مدیریت زمان – اهداف،‌ مزایا و معایب

مدیریت زمان به معنای سازمان‌دهی و پیاده‌سازی یک استراتژی مرتبط با زمان مورد نیاز فعالیت‌های مختلف یک پروژه ساخت‌وساز است. هیچ قسمتی از یک پروژه را نمی‌توان کنترل کرد مگر اینکه برای آن برنامه‌ریزی انجام‌شده باشد.

در این راستا تعریف اصطلاحات مختلف مرتبط با مدیریت زمان بی‌فایده نخواهد بود.

فاز برنامه‌ریزی

در این مرحله تمام حقایق مربوط به بک پروژه بررسی و سپس یک مسیر تعریف می‌شود که در آن بتوان به تمام اهداف موردنظر در بازه زمانی مجاز و طبق منابع موجود دست یافت.

فاز زمان‌بندی

در این مرحله برنامه تهیه‌شده به‌نحوی‌که برای همه اعضای درگیر در پروژه قابل‌درک باشد، در قالب زمان پیاده‌سازی می‌شود.

فاز کنترل

پس از دو مرحله ذکرشده وقت آن است که پیشرفت پروژه در فواصل زمانی منظم به‌منظور تطابق با آنچه برنامه‌ریزی‌شده بررسی گردد. سپس گزارش بررسی انجام‌شده به مدیریت منتقل می‌شود تا اقدامات لازم در خصوص برنامه و منابع مورداستفاده انجام شوند.

در برخی منابع دو واژه کار و پروژه به یک معنی به کار می‌روند. اگرچه می‌توان این کار را انجام داد اما کار مشخصاً یک فعالیت مستلزم تداوم است اما پروژه طی یک بازه زمانی انجام می‌شود و به پایان می‌رسد.

مفهوم جدید کنترل با کنار هم قرار دادن اهداف و زمان تعریف می‌شود. این مفهوم مبتنی بر اصول برنامه‌ریزی عملی و پیش‌بینی ابزار لازم برای اندازه‌گیری پیشرفت کار نسبت به آنچه از قبل تعیین‌شده می‌باشد.

اگر منابع را در قالب نیروی کار، تجهیزات، مصالح و پول تعریف کنیم، عاملی که باعث اتصال این موارد به هم می‌شود را می‌توان زمان دانست. هرکدام از این موارد یک هزینه پایه خاص دارند (نرخ ساعتی، نرخ بهره، نرخ کرایه یا اجاره). جدا از هزینه مصالح که می‌توان آن را ثابت فرض کرد، هزینه کلی با استفاده شدن منابع در طول زمان افزایش می‌یابد.

بنابراین برنامه‌ریزی برای کنترل بهتر پروژه و زمان‌بندی برای کنترل بهتر و مؤثر زمان و هزینه ضروری هستند.

اهداف برنامه مدیریت زمان

• به تصمیم‌گیری سریع و انجام کارها با رعایت اصل مقرون‌به‌صرفه بودن و مطابق با منابع موجود کمک می‌کند.
• کار مولد مستمر را برای همه تجهیزات و نیروی کاری فراهم می‌کند و زمان غیرمولد را به حداقل می‌رساند.
• به‌واسطه آن و با بررسی تمام جنبه‌ها می‌توان کار را سازمان‌دهی و کنترل کرد.
• موجب شناسایی مشکلات احتمالی و درنتیجه کسب اطمینان از پیشرفت مستمر پروژه می‌شود.
• اطلاعات دقیقی درباره بازه زمانی که هرکدام از منابع مورداستفاده قرار می‌گیرند در اختیار قرار می‌دهد.
• شیوه‌های مناسب کنترل پروژه را مشخص می‌کند.
• موجب استفاده از داده‌های واقعی در برآوردها و برنامه‌ریزی‌های آینده می‌شود.

ابزار مدیریت زمان

از این ابزار برای نمایش توالی فعالیت‌های مختلف یک پروژه بر مبنای زمان استفاده می‌شود. در ادامه به معرفی برخی از این ابزار ، مزایا و معایب آن‌ها می‌پردازیم.

۱- نمودار میله‌ای یا گانت چارت

گانت چارت یکی از ابزار پراستفاده در زمان‌بندی همه پروژه‌هاست. در محور افقی زمان و در محور عمودی فعالیت‌ها مشخص می‌شوند. طول هر میله مدت‌زمان فعالیت را نشان می‌دهد.

 مزایای گانت چارت

• این نمودار به دلیل کاربرد گسترده و ساده بودن آن شناخته‌شده‌ترین فرمت مورداستفاده است.
• هر برنامه پیش‌نویسی را می‌توان در قالب نمودار میله‌ای پیاده‌سازی کرد.
• این نمودار به‌طور واضح رابطه زمانی بین دو یا چند فعالیت و همچنین رابطه بین فعالیت‌ها و الزامات خاص تقویم را نشان می‌دهد.
• به‌راحتی می‌توان شروع و پایان هر فعالیت را در تقویم نمایش داد.

معایب گانت چارت

• در این نمودار نمی‌توان جزئیات فعالیت‌های متعددی که به هم مرتبط نیستند را نمایش داد.
• این نمودار عقب‌افتادگی یک فعالیت یا تأثیر منفی آن بر فعالیت‌های بعدی را نشان نمی‌دهد.
• با استفاده از این نمودار نمی‌توان کنترل دقیقی بر پروژه داشت.
• این نمودار تصویر ساده و کلی از پروژه ارائه می‌دهد که همین ممکن است موجب سردرگمی و گمراهی شود.

۲- گانت چارت متصل

در این نوع نمودار همان ویژگی‌های معمول نمودار میله‌ای پابرجاست به‌اضافه اینکه با نمایش وابستگی‌ها در نمودار درک بهتری حاصل می‌شود. این وابستگی‌ها به‌صورت خطوط عمودی بین فعالیت‌ها نماش داده می‌شوند که پایان یک فعالیت را به شروع یک فعالیت دیگر مرتبط می‌کنند.

 مزایای گانت چارت متصل

• درک نمودار و نمایش فعالیت‌ها روی آن به همان سادگی نمودار میله‌ای معمولی است.
• برای نمایش واقع‌گرایانه‌تر فعالیت‌ها روی نمودار، محدودیت‌های منطقی به آن اضافه شده‌اند.
• این نمودار مستقل بودن فعالیت‌ها و همچنین تأثیرپذیری آن‌ها را که ناشی از تأخیر در نقطه‌ای از پروژه است نشان می‌دهد.
• ازآنجاکه در این نمودار تأکید بیشتری بر توالی فعالیت‌ها وجود دارد، برای پروژه‌هایی که پیچیدگی بیشتری دارند مناسب هستند.

معایب گانت چارت متصل

• این نمودار در تعداد وابستگی‌هایی که می‌توان نمایش داد، محدودیت دارد.
• برای واضح بودن وابستگی‌های بین فعالیت‌ها ممکن است لازم باشد موقعیت فعالیت‌ها نسبت به ترتیب معمول آن‌ها تغییر کند.

۳- نمودار میله‌ای حاصل از آنالیز شبکه

آنالیز شبکه پروژه (PNA) رویکرد علمی‌تری برای زمان‌بندی فعالیت‌هاست. نمودارهای میله‌ای معمولی و متصل را می‌توان به‌راحتی ترسیم کرد درحالی‌که ترسیم این نمودار مستلزم انجام محاسبات است.

 برنامه یا شبکه تعریف‌شده به این شیوه بر رابطه منطقی بین فعالیت‌ها و ارتباط آن‌ها با پایان پروژه متمرکز است. این شبکه همه روابط بین فعالیت‌ها، وابستگی‌ها، زمان شناور و مدت‌زمان آن‌ها را نشان می‌دهد.

جداسازی فعالیت‌های بحرانی از فعالیت‌های غیر بحرانی موجب می‌شود که کنترل بیشتری بر فعالیت‌های دسته اول داشته باشیم.

مزایای نمودار میله‌ای حاصل از آنالیز شبکه پروژه

• شناسایی مشکلات احتمالی با PNA آسان‌تر است و اثرات احتمالی آن‌ها نیز مشخص می‌شود.
• با استفاده از این نمودار می‌توان فعالیت‌های بحرانی و موقعیت‌هایی که نیاز به نظارت ویژه دارند را شناسایی کرد.
• PNA به‌طور خاص برای هماهنگی و کنترل پروژه‌های پیچیده غیرتکراری مناسب است.
• از مفهوم شناور در این نمودارها برای نشان دادن انعطاف‌پذیری در تخصیص منابع استفاده می‌شود.
• PNA خیلی واضح زمان و توالی کارها را نشان می‌دهد.

معایب نمودار میله‌ای حاصل از آنالیز شبکه پروژه

• اماده‌سازی و تفسیر PNA مستلزم تخصص داشتن در این زمینه است که البته در اغلب موارد امکان دسترسی به افراد متخصص به‌صورت فوری وجود ندارد.
• ممکن است در پروژه‌های بزرگ این نمودار غیرقابل مدیرت به نظر برسد که البته راهکار آن تقسیم پروژه به بخش‌های کوچک‌تر است.
• ارتباط بین شروع فعالیت‌ها و تقویم پروژه واضح نیست.

منبع

نوشته شده توسط تیم مترجمین موسسه 808

 اگر دوست دارید به تیم مترجمین 808 بپیوندید، با ما تماس بگیرید.

دریافت فایل PDF مقاله برای اعضای VIP رایگان است. سایر کاربران با پرداخت ۵۰۰ تومان می توانند اقدام به دریافت این فایل کنند.