مقاله تحلیلی:‌ استراتژی‌ ها و برنامه مدیریت بحران در مدیریت پروژه

زمان برنامه‌ریزی پروژه‌ها باید مطمئن شد که همه موارد محتمل در نظر گرفته شده‌اند. به‌ندرت همه‌چیز طبق برنامه پیش می‌رود اما احتمالاً آخرین چیزی که هرکسی می‌خواهد این است که در روند پروژه غافلگیر شود.

برای اینکه شما و تیمتان در برابر موقعیت‌های غیرمنتظره‌ای که ممکن است تأثیر منفی بر پروژه داشته باشند آمادگی داشته باشید، لازم است که زمانی را برای تهیه یک برنامه مدیریت بحران اختصاص دهید.

 برنامه مدیریت بحران چیست؟

برنامه مدیریت بحران مجموعه‌ای از اقدامات، فرآیندها و منابع است که تیم شما در مواجهه با بحران از آن‌ها استفاده می‌کند. اماده‌سازی تیم مستلزم این است که سناریوهای مختلفی را که ممکن است بر پروژه تأثیر منفی داشته باشند را به همراه تأثیرات آن‌ها بررسی کنید و مهارت‌ها، دانش و امکانات لازم برای مدیریت صحیح شرایط بحرانی را شناسایی کنید.

مزایای برنامه مدیریت بحران

۱- کاهش تأثیر بحران

داشتن آمادگی برای مقابله با یک بحران به شما کمک می‌کند که تأثیرگذاری این شرایط را کاهش دهید. داشتن برنامه برای شرایط بحرانی موجب می‌شود که بتوانید مشکلات را قبل از اینکه آسیب جبران‌ناپذیری به‌جا بگذارند، مدیریت کنید. در شرایط بحرانی زمان تقریباً مهم‌ترین فاکتور است.

۲- ایجاد اعتماد و اطمینان

آگاهی از شرایط و آمادگی داشتن برای مواقع بحرانی راه خوبی برای جلب اعتماد تیم و سهامداران پروژه است. برنامه مدیریت بحران به آن‌ها این پیام را می‌دهد که شما کاملاً از ریسک‌ها آگاه هستید و تصمیمات آگاهانه‌ای می‌گیرید. این برنامه همچنین توانایی شما را در مقابله با موقعیت‌های نامطلوب نشان می‌دهد.

۳- حفظ آرامش تیم در مواقع بحرانی

درصورتی‌که یک برنامه قابل‌اعتماد در اختیار اعضای تیم قرار دهید که به آن‌ها بگوید در مواقع بحرانی چه‌کاری انجام دهند، آن‌ها می‌توانند حتی در شرایط نابسامان هم آرامش خود را حفظ کنند. ترس و وحشت باعث می‌شود افراد تصمیمات اشتباهی بگیرند بنابراین یک برنامه مدیریت بحران تیم شما را به لحاظ ذهنی و عملکردی آماده می‌کند تا واکنش مناسبی در شرایط بحرانی داشته باشند.

۴- جلوگیری از بحران‌های احتمالی

علاوه بر همه مزیت‌های ذکرشده تاکنون، شناخت شرایط بحرانی سبب می‌شود که درک بهتری از راهکارهای اجتناب از وقوع آن‌ها حاصل شود. آگاهی دادن به افراد درباره موقعیت‌های بحرانی باعث می‌شود که به اقدامات لازم برای پیشگیری از شرایط بحرانی هم فکر شود.

چگونه یک برنامه مدیریت بحران تهیه کنیم؟

• شناسایی بدترین سناریوها
• اولویت‌بندی شرایط بحرانی
• تهیه یک برنامه
• تأمین منابع
• مستندسازی و بررسی

کسب آمادگی با تدوین برنامه مدیریت بحران

صرف‌نظر از اینکه برنامه پروژه شما چقدر دقیق هستند، همیشه مواردی خارج از کنترل شما رخ می‌دهند. بااین‌حال نباید خود را در برابر این موارد بی‌دفاع دید. با یک برنامه مدیریت بحران شما می‌توانید این شرایط را کنترل کنید و اقدامت لازم مناسب را انجام دهید.

نرم‌افزارهای مدیریت پروژه

اگر علاقه‌مند هستید که در مورد برترین نرم‌افزارهای مدیریت پروژه اطلاعات بیشتری داشته باشید، ادامه مطلب را بخوانید.

۱- نرم‌افزار Jira

جیرا یک نرم‌افزار مدیریت پروژه چابک است که به‌طور خاص برای تیم‌های چابک طراحی شده است. به‌طورکلی نرم‌افزار جیرا از سه بخش 3 بخش فیلد، issue  و پروژه تشکیل شده است. در بخش پروژه،  جیرا دسته‌بندی و مدیریت پروژه‌های یک بخش یا تیم از سازمان همچنین محصولات یا دیگر سیستم‌ها را بر عهده دارد. بخش Issue  به‌عنوان واحد اصلی کار در جیرا محسوب می‌شود. فیلدها وظیفه ذخیره‌سازی داده‌ها را برای issue ها به عهده دارند. نرم‌افزار جیرا به علت ویژگی‌ها و قابلیت‌های فراوان خود، مانند نرم‌افزار MSP یکی از محبوب‌ترین نرم‌افزارهای مدیریت پروژه به‌حساب می‌آید؛ در ادامه برخی از این ویژگی‌ها را معرفی خواهیم نمود. 

• جیرا یکی از نرم‌افزارهای کارآمد در مدیریت پروژه‌های چابک است و پشتیبانی از تمام رویکردهای پروژه‌های چابک را به عهده دارد.
• برای کنترل کاربران در این نرم‌افزار، مجوزهایی ارائه شده است که در سطح کلی و جزئی می‌توان آن‌ها را اعمال کرد.
• نرم‌افزار جیرا این قابلیت را دارد که کاربران و گروه‌های مختلف را بتوان در یک تیم قرار دارد، به افراد مسئولیت داد و اختیارات مختلف را برای آن‌ها مشخص کرد.
• می‌توانید در صورت بروز مشکل در واحدهای کاری، آن‌ها را گزارش کرده و رأی و نظرتان را اعلام کنید.
• در این نرم‌افزار می‌توانید نمودار گردش کار (workflow) را برای فرایند کسب‌وکارتان طراحی کنید، سپس نحوه کار issue ها و وضعیت آن‌ها را مشخص کنید. 
• جیرا این قابلیت را در اختیار کاربران می‌گذارد تا با ارائه اعلان، از وقوع و رخدادها در بخش‌های مختلف کاری به آن‌ها اطلاع‌رسانی شود.
• جیرا قابلیت شخصی‌سازی بالایی دارد به‌طوری‌که می‌توان فیلدها، issue ها، مجوزها و… را با توجه به نهاد یا سازمانی که از این نرم‌افزار برای مدیریت پروژه‌هایش بهره می‌برد، شخصی‌سازی انجام شود.
• با استفاده از این نرم‌افزار می‌توانید تمامی کارها و اموری که به مشتریان مربوط است را به‌راحتی پیگیری و بررسی کنید و با آن‌ها در ارتباط باشید.
• با این نرم‌افزار می‌توانید گزارش کاری از فعالیت کارکنان یا سازمان در مدت‌زمان یک روز، هفته، ماه و سال تهیه کنید.

۲- نرم‌افزار Buildertrend

این نرم‌افزار بهترین نرم‌افزار برای سازندگان و پیمانکاران است. این یک نرم‌افزار همه‌کاره است که هر آنچه نیاز داشته باشید در آن وجود دارد.

۳- نرم‌افزار WorkflowMax

WorkflowMax نرم‌افزار مدیریت وظایف و جریان کار ابری که به‌صورت سرویس (SaaS) ارائه می‌شود. ورکفلومکس یک راهکار مدیریت پروژه یکپارچه است و ابزارهایی برای راهبری، قیمت‌گذاری، تایم شیت، مدیریت کار و وظایف و صدور صورتحساب دارد.

توضیح مترجم

 SaaS و یا: Software-as-a-Service یکی از راه‌کارهای ارائه‌ نرم‌افزار با استقرار روی وب‌سرور است. به این شکل که دیگر کاربر نیاز به نصب نرم‌افزار روی سیستم شخصی‌ خود ندارد و تنها با دسترسی به اینترنت و یک مرورگر وب می‌تواند از آن بهره گیرد.

منبع

 نوشته شده توسط تیم مترجمین موسسه 808

 اگر دوست دارید به تیم مترجمین 808 بپیوندید، با ما تماس بگیرید.

دریافت فایل PDF مقاله برای اعضای VIP رایگان است. سایر کاربران با پرداخت ۵۰۰ تومان می توانند اقدام به دریافت این فایل کنند.