مقاله تحلیلی:‌ مدیریت فرآیند تغییر کار

 برنامه‌های شما اغلب تا زمانی که هنوز روی کاغذ هستند و به فاز اجرا وارد نشده‌اند بسیار عالی هستند. این موضوع بیش از هر فرد دیگری برای مدیران پروژه قابل درک است چراکه هیچ پروژه‌ای دقیقاً مطابق با طرح تهیه شده اجرا نمی‌شود. فاز اجرا همیشه با تغییرات و چالش‌هایی همراه است که باید با آن‌ها مقابله شود.

کنترل تغییر

تغییر کار همواره در پروژه‌های ساخت‌وساز وجود داشته است. اگر این فرآیند به‌درستی مدیریت شود، افزایش حاشیه سود پیمانکار را به همراه خواهد داشت. در غیر این صورت حداقل موجب کاهش سود و تأخیر در پروژه و در بدترین حالت موجب توقف پروژه، مشاجرات هزینه‌بر و خدشه‌دار شدن اعتبار پیمانکار می‌شود.

ازآنجاکه پروژه‌های مدرن پیچیده‌تر هستند و زمان‌بندی در آن‌ها دشوارتر شده است، ذینفعان فشار بیشتری به تیم پروژه وارد می‌کنند و هزینه نیروی انسانی و مصالح افزایش می‌یابد؛ بنابراین تیم‌های ساخت‌وساز نمی‌توانند در این پروژه‌ها بر روش‌های سنتی مدیریت تغییر دستور کار اتکا کنند.

در ادامه به ۵ راهکاری اشاره می‌کنیم که به شما کمک می‌کنند در صورت مواجه با تغییر کار از متوقف شدن پروژه یا تحمیل هزینه‌های اضافه‌تر جلوگیری کنید.

۱- قرارداد را بررسی کنید

در یک پروژه ساخت‌وساز همه‌چیز با یک توافق‌نامه کتبی که بسیار هم مهم است، شروع می‌شود. مشخص کردن نحوه پرداخت، نحوه برقرار ارتباط و نهایی کردن تغییرات یا زمان تکمیل یک کار در قرارداد موجب می‌شود که ذینفعان درک بهتری از محدوده کار داشته باشند و خستگی، سردرگمی و نهایتاً ریسک طرح دعوی در درازمدت کاهش یابد.

۲- در مورد هزینه‌های تغییر دستور کار شفاف‌سازی کنید

آیا کارفرما از هزینه‌های تغییر کار آگاهی دارد؟ ممکن است جواب شما مثبت باشد درحالی‌که این‌طور نیست و کارفرما ذهنیتی از هزینه‌های تغییر دستور کار ندارد. اینکه تغییر دستور کار مربوط به تغییر مصالح باشد یا طراحی مجدد کل سازه مهم نیست، آنچه اهمیت دارد این است که اطمینان حاصل کنید کارفرما در خصوص هزینه تغییر آگاهی دارد.

۳- هزینه‌های کلی تغییر را بررسی کنید

تعیین هزینه‌های مستقیم درخواست تغییر و دستور تغییر کار نسبتاً ساده‌ای است. هزینه‌های مستقیم معمولاً شامل مصالح، ساعت‌های کاری، تجهیزات و دیگر هزینه‌های مرتبط با تغییر است؛ اما هزینه‌های غیرمستقیم شامل چه مواردی است؟ درصورتی‌که پروژه با تأخیر یا تخصیص مجدد نیروی کار روبرو شود، ممکن است ضرب‌الاجل‌های پروژه یا حاشیه سود آن تحت تأثیر قرار بگیرند. اگر برای تغییر بسیار دیر اقدام شود یا مصالح به دلیل شرایط آب و هوایی دچار آسیب شوند، هزینه‌های قابل‌توجهی به پروژه تحمیل می‌شود. اگرچه تعیین هزینه‌های غیرمستقیم کار دشواری است اما باید هنگام اجرای تغییرات در نظر گرفته شوند.

۴- اطمینان حاصل کنید که تغییر دستور کار مکتوب شده است

ممکن است تصور کنید که توافق کلامی به‌خصوص در شرایطی که با محدودیت زمانی روبرو هستید، ساده‌تر است اما بهتر است کمی زمان بیشتری صرف کنید و دستور تغییر کار را مکتوب کنید تا از سوء تفاهمات احتمالی آینده جلوگیری شود. این اسناد باید شامل هزینه مصالح، پرداخت‌ها، تایم لاین و هر مورد دیگری که فکر می‌کنید نیاز به شفاف‌سازی دارد، باشد. فراموش نکنید که این سند باید توسط طرفین امضا شود.

۵- فرآیند تغییر را تسهیل کنید

استفاده از یک نرم‌افزار ابری باعث می‌شود که در لحظه همه اعضای تیم پروژه با هم در ارتباط باشند و جریان کار خودکار سازی شود؛ بنابراین درخواست تغییر، بررسی و انجام آن تسهیل می‌شود. کاربرد این نرم‌افزارها باعث کاهش سوءتفاهمات و خطاهای هزینه‌بر می‌شود. این کار نه‌تنها موجب بهره‌وری تیم پروژه می‌شود که از سردرگمی‌ها و مشاجرات قانونی محتمل هم جلوگیری می‌کند.

منبع

نوشته شده توسط تیم مترجمین موسسه 808

اگر دوست دارید به تیم مترجمین 808 بپیوندید، با ما تماس بگیرید.

دریافت فایل PDF مقاله برای اعضای VIP رایگان است. سایر کاربران با پرداخت ۵۰۰ تومان می توانند اقدام به دریافت این فایل کنند.