اسناد مناقصه، Tender documents

«مناقصه» فرآیندی است رقابتی برای تأمین کیفیت مورد نظر (طبق اسناد مناقصه) که در آن تعهدات موضوع معامله به مناقصه‌گری که کمترین قیمت را پیشنهاد کرده باشد، واگذار می‌شود و مناقصه برای دسترسی به دو مولفه اساسی در خرید کالا و خدمات، به اجرا گذارده می‌شود.

تفاوت مناقصه با مزایده در این است که جای خریدار و فروشنده عوض می‌شود: در اینجا خریدار تقاضای خود را برای کالا یا خدماتی اعلام می‌کند و فروشندگان پیشنهاد قیمت فروش را اعلام می‌کنند و این قیمت برای بدست آوردن معامله مرتبا کاهش می‌یابد. در پایان پایین‌ترین قیمت برنده مناقصه خواهد بود.

زمانی که شما در مناقصه‌ای شرکت می‌کنید در وحله اول بایستی یک آنالیز قیمت از آیتم‌های متعدد شرح موضوع مناقصه پروژه بر مبنای متره احجام کار تهیه کنید که بصورت کلی شامل هزینه مصالح، دستمزد اجرا و در سریز آن هزینه عوامل کارگاهی و دفتر مرکزی، استهلاک ماشین‌آلات، بیمه و مالیات متعلقه قانونی، بیمه کارگاه و سود مورد انتظار خواهد بود. در این قسمت نکته‌ای که معمولا غفلت می‌شود در نظر گرفتن یک رقم تحت عنوان ذخیره مدیریتی است که می‌تواند در حین اجرا اهمیت خود را بیشتر نمایان کند. بیشتر بار این قسمت بر دوش دفتر فنی شرکت شماست. به جز قسمت سر ریز هزینه‌ها، خروجی این قسمت تا حدودی همان بحث cost estimate خواهد بود. ضرورت حصول به یک نتیجه معتبر یا خروجی قابل اعتنا، داشتن دایرکتوری کامل و بروز و مداوم از نوسانات قیمت مصالح و بازار و دستمزد و نیز پیش‌بینی وضعیت در آینده ( طول اجرای پروژه) خواهد بود.

مناقصه‌گزار: دستگاهی است که مناقصه را برگزار می‌کند.

مناقصه‌گر: شخصی حقیقی یا حقوقی است که اسناد مناقصه را دریافت و در مناقصه، شرکت می‌کند.

ارزیابی کیفی مناقصه‌گران: عبارت است از ارزیابی توان انجام تعهدات مناقصه‌گرانکه از سوی مناقصه‌گزار یا به تشخیص وی توسط کمیته فنی بازرگانی انجام می‌شود.

انوع مناقصه:

الف- مناقصات از نظر مراحل بررسی به انواع زیر طبقه‌بندی می‌شوند:

مناقصه یک مرحله‌ای: مناقصه‌ای است که در آن نیازی به ارزیابی فنی بازرگانی پیشنهادها نباشد، در این مناقصه پاکت‌های پیشنهاد مناقصه‌گران در یک جلسه گشوده و در همان جلسه برنده مناقصه تعیین می‌شود.
مناقصه دو مرحله‌ای: مناقصه‌ای است که به تشخیص مناقصه‌گزار، لازم به بررسی فنی بازرگانی پیشنهادها باشد. در این مناقصه، کمیته فنی بازرگانی تشکیل می‌شود و نتایج ارزیابی فنی بازرگانی پیشنهادها را به کمیسیون مناقصه گزارش می‌کند که پس از بررسی کمیته فنی بازرگانی، پاکت‌های قیمت پیشنهاددهندگانی که امتیاز فنی بازرگانی لازم را احراز کرده اند، مشهود می‌شود و پس از ارزیابی مالی برنده مناقصه تعیین می‌شود.

ب- مناقصات از نظر روش دعوت مناقصه‌گران به انواع زیر طبقه‌بندی می‌شوند:

مناقصه عمومی: مناقصه‌ای است که در آن فراخوان مناقصه از طریق آگهی عمومی به اطلاع مناقصه‌گران می‌رسد.
مناقصه محدود: مناقصه‌ای است که در آن به تشخیص و مسئولیت بالاترین مقام دستگاه مناقصه‌گزار، محدودیت برگزاری مناقصه عمومی با ذکر ادله تأیید شود. فراخوان مناقصه از طریق ارسال دعوت‌نامه برای مناقصه‌گران صلاحیت‌دار به اطلاع مناقصه‌گران می‌رسد.

اسناد مناقصه شامل اجزای زیر است:

نامه دعوت به ارایه پیشنهاد (دعوتنامه)
دستورالعمل شرکت در مناقصه (متن حاضر و کاربرگ مناقصه)، همراه با کاربرگ‌های ضمانت‌نامه شرکت در مناقصه و ضمانت‌نامه انجام تعهدات
برگ پیشنهاد مناقصه
موافقت‌نامه پیمان و شرایط پیمان، شامل شرایط عمومی و خصوصی
نقشه‌ها و مشخصات فنی
جدول‌ها (در صورت وجود)، از جمله جدول پرداخت‌ها، جدول زمانی کارها، جدول تضمین‌ها یا شاخص‌های عملکردی، جدول داده‌ها و جدول (یا فهرست) مقادیر و قیمت‌ها
فرم‌ها، گواهی‌نامه‌ها، تاییدیه‌ها و مدارک دیگر (در صورت وجود)
الحاقیه‌های صادره بعدی از سوی مناقصه‌گزار، در طول برگزاری مناقصه

ماده ۱۴- اسناد مناقصه:

الف- تمامی اسناد مناقصه باید به طور یکسان به همه داوطلبان تحویل شود.

ب- اسناد مناقصه شامل موارد زیر است:

۱- نام و نشانی مناقصه‌گزار

۲- نوع و مبلغ تضمین مناقصه

۳- محل، زمان و مهلت دریافت اسناد پیشنهادها و گشایش آنها

۴- مبلغ پیش‌پرداخت و تضمین حسن انجام کار

۵- مدت اعتبار پیشنهادها

۶- شرح کار، مشخصات فنی بازرگانی، استانداردها، نوع، کمیت و کیفیت کالا یا خدمات

۷- برنامه‌ریزی انجام کار یا تحویل کالا

۸- معیارها و روش ارزیابی کیفی مناقصه‌گران

۹- روش تهیه و مهلت مقرر برای تسلیم پیشنهادها و تعداد نسخه‌های آنها

۱۰- متن قرارداد شامل موافقت‌نامه‌ها، شرایط عمومی و خصوصی و ضمائم آنها

۱۱- صورت‌جلسات و توضیحات موضوع ماده ۱۷

۱۲- سایر اسنادی که به تشخیص مناقصه‌گزار لازم باشد.

ماده ۱۷- توضیح و تشریح اسناد مناقصه

الف- چنانچه شرکت‌کننده در اسناد مناقصه، ابهام یا ایرادی مشاهده کند، می‌تواند از مناقصه‌گزار توضیح بخواهد.

ب- توضیحات و پاسخ به پرسش‌های مناقصه‌گران و همچنین در صورت تشکیل «جلسه توضیح اسناد»، رونوشت صورت‌جلسه آن مطابق ماده ۲۲ این قانون به طور یکسان برای همه شرکت‌کنندگان مناقصه‌گر ارسال خواهد شد.

فرایند برگزاری مناقصات: