مقاله تحلیلی: چگونه گزارش پروژه بنویسیم؟

مدیران پروژه علاوه بر تخصیص وظایف به افراد و برگزاری جلسات وظیفه دیگری هم دارند که آن تهیه گزارش‌های مختلف از وضعیت پروژه است. در این گزارش‌ها داده‌های مهم خلاصه و به سهامداران پروژه تحویل داده می‌شوند. هدف از ارائه این گزارش‌ها اشتراک‌گذاری وضعیت پروژه در بخش‌های مختلف است. انواع مختلفی از گزارش وجود دارد که جزئیات و داده‌های پروژه را در هر جنبه‌ای اعم از ریسک، زمان و سلامت آن پیگیری می‌کند.

گزارش پروژه چیست؟

گزارش پروژه یک دید کلی از پروژه در حال اجرا به شکلی ساده و قابل‌فهم در اختیار قرار می‌دهد. ابزارهای مدیریت پروژه زیادی وجود دارند بااین‌حال بسیاری از گزارش‌ها به‌صورت مکتوب یا به‌صورت پرزنتیشن ارائه می‌شوند.

چرا تهیه گزارش از پروژه اهمیت دارد؟

یکی از مهم‌ترین دلایل این است که باعث می‌شود سهامداران و ذینفعان پروژه به‌طور پیوسته در جریان وضعیت پروژه قرار بگیرند. این گزارش‌های همچنین به اعضای تیم کمک می‌کنند که مشکلات و مسائل مختلف را راحت‌تر پیگیری و بررسی کنند مهم‌تر از همه اینکه به اعضای تیم کمک می‌کنند مراحل بعدی برنامه‌ریزی کنند.

انواع گزارش‌های پروژه

• گزارش وضعیت پروژه: این یک گزارش معمول و مهم است که تغییرات کلی، مایلستون ها، مسائل پیش رو و نحوه پیشروی پروژه را نشان می‌دهد.
• گزارش پیگیری زمان: این گزارش یک دید کلی از مقدار زمانی که در هر مرحله صرف شده در اختیار قرار می‌دهد؛ بنابراین شما می‌توانید در صورت نیاز ظرفیت‌ها را اصلاح و بهبودسازی کنید. در بسیاری از گزارش‌ها اطلاعات به‌صورت تصویری ارائه می‌شوند تا مخاطبان به‌سرعت آنچه نیاز دارند را درک کنند و از وضعیت بودجه و هزینه‌ها مطلع شوند.
• گزارش داشبورد پروژه: این یک گزارش تصویری عالی برای کسی است که می‌خواهد از وضعیت کلی پروژه اطلاع یابد. در این گزارش نمودارهای وجود دارد که درصد کارهای تکمیل‌شده، شاخص سلامت پروژه و آنالیز ریسک را نشان می‌دهند و همچنین به موقعیت فایل‌های مهم پروژه و حتی سایر گزارش‌ها لینک می‌شوند. برخی از نرم‌افزارهای گزارش دهی این امکان را به شما می‌دهند که داشبورد گزارش‌ها را از طریق ایمیل ارسال کنید و یا هنگام جلسات آن را با دیگران به اشتراک بگذارید. این نوع گزارش را می‌توان به‌گونه‌ای تنظیم کرد که دقیقه آنچه می‌خواهید را گزارش کند.
• گزارش اقلام قابل تحویل پروژه: در این گزارش اقلام قابل تحویل پروژه به ترتیب اولویت خلاصه می‌شوند. این گزارش سلامت اقلام قابل تحویل، درصد تکمیل و تاریخ شروع و پایان هر مورد از اقلام قابل تحویل را شامل می‌شود.

نکات مهم در تهیه گزارش پروژه

• هدف را مشخص کنید: در ابتدا لازم است هدف از گزارش دهی را درک کنید و به این درک برسید که دقیقه از شما چه مواردی تقاضا شده است.
• مخاطب را بشناسید: در مرحله بعد باید بدانید این گزارش برای ارائه به چه کسی تهیه می‌شود و این فرد دقیقه چه چیزی می‌خواهد در رابطه با پروژه بداند.
• فرمت گزارش را تعیین کنید: در این مرحله باید مشخص کنید که گزارش به کدام یک از شیوه‌های پرزنتیشن، ارائه یک فایل یا یک سند چاپ شده ارائه خواهد شد.
• یک پیش‌نویس تهیه کنید: یک پیش‌نویس از آنچه در حال آماده سازی آن هستید تهیه کنید. مطمئن شوید که همه اطاعات لازم برای اشتراک‌گذاری با سایرین را لحاظ کرده‌اید. قبل از نهایی سازی گزارش با لیدرهای تیم در تماس باشید تا اگر مشکلی وجود دارد رفع کنید.
• ساختار گزارش را تعیین کنید: آنچه مهم است این است که مهم‌ترین اطلاعات را در ابتدای گزارش درج کنید و سپس سایر موارد را اضافه کنید.
• هایلایت کردن قسمت‌های مهم: اگر گزارش بیش از چند صفحه است، به‌منظور بررسی ساده‌تر فهرستی از مطالب ایجاد کنید. به این صورت افراد می‌تواند اطلاعات کلیدی را پیدا کنند.
• گزارش را اصلاح کنید: درنهایت گزارش را به زبانی ساده و خوانا تنظیم کنید به‌گونه‌ای که عاری از اشتباهات گرامری، املایی و نگارشی باشد.

تهیه گزارش‌های مفید به زمان نیاز دارد. هر گزارش را به چشم یک تجربه ببینید تا نهایتاً به سطحی برسید که بدانید مخاطب به چه سطحی از جزئیات نیاز دارد. همچنین می‌توانید از همکاران خود فیدبک بگیرید و در جهت تنظیم گزارش از توصیه‌های آن‌ها استفاده کنید. به این شکل می‌توانید جزئیاتی را که لزومی ندارند از گزارش حذف کنید.

منبع

ترجمه شده توسط تیم مترجمین ۸۰۸

اگر دوست دارید به تیم مترجمین ۸۰۸ بپیوندید، با ما تماس بگیرید.

دریافت فایل PDF مقاله برای اعضای VIP رایگان است. سایر کاربران با پرداخت ۵۰۰ تومان می توانند اقدام به دریافت این فایل کنند.