مقاله تحلیلی: چهار عامل برآوردهای نادرست

تأثیر مناسب یا نامناسب بودن نرم‌افزار در موفقیت یا شکست پروژه

پیمانکاران می‌دانند که توانایی پیش‌بینی و آماده شدن در برابر تغییرات به لحاظ هزینه‌ها، برنامه‌های زمانی، سودآوری، جریان نقدینگی و قابل‌استفاده بودن خروجی پروژه‌ها ضروری است. بااین‌حال پیش‌بینی یک فرآیند پیچیده و چندبعدی است که با سیستم‌های دستی یا قدیمی اگر غیرممکن نباشد بسیار سخت است.

پیش‌بینی درست باعث سلامت مالی یک شرکت می‌شود. اگر مالکان و مدیرعاملان بخواهند از کاهش یا حذف سود خود در پروژه‌های ساختمانی جلوگیری کنند، باید ابزارهای نرم‌افزاری پیچیده‌ای در اختیار مدیران قرار دهند تا پیش‌بینی دقیق هزینه‌های پروژه ممکن شود.

با ملزم کردن مدیران پروژه برای به‌روزرسانی وضعیت هزینه‌ها طی یک هفتگی یا دو هفته، می‌توان دریافت که پروژه‌های فعال ازنظر سودآوری در چه وضعیتی قرار دارند. این کار به مدیران و مالکان پروژه‌ها اطمینان زیادی می‌دهد.

صفحات گسترده: دلیل اصلی پیش‌بینی ناقص

یکی از دلایل اصلی خوب نبودن پیش‌بینی‌ها در بسیاری از شرکت‌ها این است که جمع‌آوری تمام اطلاعات موردنیاز کار خیلی بزرگی است. بیشتر زمانی که صرف پیش‌بینی می‌شود درواقع برای جمع‌آوری داده‌ها و گذاشتن آن‌ها در قالبی صرف می‌شود که برای دیگران قابل‌درک باشد.

دو دلیل خوب انجام نشدن جمع‌آوری داده‌ها عبارت‌اند از: (1) استفاده از چندین سیستم نرم‌افزاری برای ذخیره‌سازی و مدیریت داده‌ها و (2) استفاده از صفحات گسترده معمول به‌عنوان یک راه‌حل تکمیلی. این چندگانگی باعث افزونگی داده‌ها و جلوگیری از جریان آزاد اطلاعات می‌شود.

متأسفانه استفاده از دو یا چند سیستم در شرکت‌های ساختمانی امری معمول است. حتی شرکت‌های دارای سیستم خودکار هم تا حدودی از اکسل استفاده می‌کنند.

فعالیت‌هایی که در یک شرکت ساختمانی بیش از همه به نرم‌افزار وابسته هستند عبارت‌اند از: حسابداری (85%)، برآورد (60%) و مدیریت پروژه (56%). بااین‌حال همین سه جریان کاری بیشترین وابستگی به صفحات گسترده را هم به ترتیب دیگری دارند: برآورد (71%)، حسابداری (59%) و مدیریت پروژه (46%).

صحفت گسترده مشکلاتی ازجمله موارد زیر دارند:

داده‌های قدیمی – پیش‌بینی باید تا حد امکان با داده‌های لحظه‌ای انجام شود. برای مدیریت و کنترل پروژه تنها در نظر گرفتن بایگانی هزینه‌ها و درآمدهای گذشته در پروژه کافی نیست. مدیران باید بر درآمدهای آینده، هزینه‌های آینده و مشکلات فنی تمرکز داشته باشند. برای انجام این کار و نشان دادن ماهیت پویایی پروژه، استفاده از روش‌های حسابداری مالی سنتی کافی نیست.
احتمال بی‌دقتی – ورود داده‌ها یا ورود مجدد آن‌ها به‌صورت دستی ممکن است باعث بروز اشتباه شود. یک ورودی اشتباه می‌تواند باعث خراب کردن یک دسته داده شود.
عدم وجود تحلیل‌های سطح بالا – وقتی اغلب داده‌های یک شرکت در صفحات گسترده نگهداری شوند، برونیابی آن‌ها مشکل‌ساز خواهد بود. پیش‌بینی باید نظام‌مند باشد. در پیش‌بینی باید داده آنچه باید برای حرکت به جلو انجام دهیم را به ما بگوید.

چهار چالش معمول که باعث شکست برآوردها می‌شوند

چالش 1: ناتوانی در شناسایی تمام اثرات احتمالی هزینه‌ای

پیش‌بینی هزینه‌های تکمیل ساخت تنها زمانی مفید است که تمام اثرات هزینه‌ای احتمالی در نظر گرفته‌شده باشد. پیمانکاران باید بتوانند هر عامل احتمالی که باعث تغییر بودجه پروژه می‌شود را پیش‌بینی و بودجه را مطابق با آن تعیین کنند. بزرگ‌ترین خطر، عدم پیش‌بینی دقیق مقدار پولی که خرج می‌کنید است. اولین چیزی که شرکت‌های ساختمانی باید مدنظر قرار دهد این است که نسبت به هزینه‌های کار خود مسئولیت بیشتری داشته باشند. بااین‌حال بسیاری از شرکت‌های ساختمانی ابزارهای لازم برای عمل کردن به این نکته را ندارند.

صنعت ساختمان چندین دهه گرفتار افزایش هزینه و زمان پروژه‌های خود بوده است. دلایل زیادی برای این موضوع وجود دارد اما همه آن‌ها درنهایت به لینک نبودن اطلاعات به هم برمی‌گردند. امروزه گیگابایت‌ها و حتی ترابایت¬ها داده در یک پروژه وجود دارد که روی سیستم‌های مختلفی نگهداری می‌شوند و با هم ارتباط نداشته و امکان اشتراک‌گذاری اطلاعات هم وجود ندارد. این موضوع باعث ایجاد یک رویکرد بسته می‌شود و از تعامل جلوگیری می‌کند. داده‌ها از هم مجزا هستند و تنها برای شرکت‌ها، دپارتمان‌ها یا رشته‌های خاصی در دسترس هستند و به ذینفعان پروژه دید محدودی از وضعیت پروژه در هنگام تصمیم‌گیری می‌دهند.

چالش 2: پیش‌بینی و کنترل ناکافی جریان نقدی

جریان نقدی خون جاری در رگ‌های کسب‌وکار ساختمانی است و گاهی بودجه یک پروژه از درآمد پروژه‌ای دیگر تأمین می‌شود. جریان نقدی بر توانایی خرید و نگهداری تجهیزات، خرید منابع، پرداخت دستمزد، پرداخت پیمانکاران جزء و سرمایه‌گذاری برای رشد در آینده تأثیر می‌گذارد. شرکت‌های ساختمانی باید بتوانند به‌صورت پیوسته جریان نقدی را با دقت پیش‌بینی و مدیریت کنند. این کار نیازمند ابزارهایی است که به آن‌ها امکان واردکردن تغییرات هزینه و بودجه، انجام محاسبات دیگر و پیش‌بینی و پیگیری الزامات نقدینگی هر پروژه را می‌دهد.

بااین‌حال همه رهبران ساختمانی ابزار لازم برای مدیریت جریان نقدی را در اختیار ندارند. طبق نظرسنجی انجام‌شده در سال 2018 از هر پنج شرکت ساختمانی یک شرکت عنوان کرده‌اند که جریان نقدی یک مشکل همیشگی برای آن‌ها است. درنتیجه این شرکت‌ها گاهی زمان‌های سختی را برای پرداخت دستمزد، سرمایه‌گذاری در رشد آینده یا حتی گرفتن پروژه‌های جدید تجربه می‌کنند.

چالش 3: تخصیص ضعیف منابع

صنعت ساختمان مشکل بهره‌وری دارد. طبق گزارش انجمن اقتصاد جهانی در 40 سال گذشته بهره‌وری نیروی کار ساختمانی در ایالات‌متحده کمتر شده است.

در آخرین گزارش این انجمن آمده است که فناوری‌های دیجیتالی چهارمین انقلاب صنعتی را با متحول کردن همه صنایع شروع کرده‌اند. بااین‌حال صنعت زیرساخت و توسعه شهری (IU) همگام با این تغییرات پیش نرفته است. بسیاری از شرکت‌ها در بسیاری از بخش‌های صنعت هنوز از روش‌های دستی استفاده می‌کنند، خدمات و محصولات سنتی ارائه می‌دهند و طبق روش‌ها و مدل‌های کسب‌وکار منسوخ بهره‌برداری می‌شوند. درنتیجه بهره‌وری کند است.

محدودیت‌های نیروی انسانی پیش‌بینی مدیریت منابع را دشوار، زمان‌بر و بدتر از همه پر خطا کرده است. اگر مدیران پروژه نتوانند نیازهای منابع آینده پروژه را با دقت و سرعت طی یک هفته یا دو هفته پیش‌بینی کنند، با مشکلات بهره‌وری روبه‌رو خواهند بود. مطالعات نشان داده مهم‌ترین عاملی که بر بهره‌وری صنعت ساختمان تأثیر می‌گذارد را می‌توان با مدیریت کارگاه بهبود داد. محققان چهار عاملی که بیشتری تأثیر منفی بر بهره‌وری ساخت‌وساز دارند را شناسایی کرده‌اند: کارهایی که باید مجدداً انجام شوند، کمبود مصالح در موقع نیاز به دلیل برنامه‌ریزی ضعیف یا تأخیر در زمان تحویل، تغییرات پروژه در طول مرحله اجرایی و نیروی انسانی ضعیف.

چالش 4: عدم وجود دید لحظه‌ای

برای پیش‌بینی دقیق، پیمانکاران باید اطلاعات هزینه‌ای به‌روز را در مورد هر یک از جنبه‌های کسب‌وکار بینند. دید لحظه‌ای نه‌تنها برای مدیر پروژه بلکه برای تیم مدیریت هم اهمیت دارد. مدیران ترجیح می‌دهند بدانند که چه زمانی پروژه از مسیر خود منحرف می‌شود تا برای اصلاح آن اقدام کنند. استفاده از نوعی ابزار داشبورد بااطلاع رسانی جریان کاری در صورت وقوع شرایط خاص، می‌تواند واقعاً مفید باشد. هدف بزرگ ما این است که مطمئن شویم همگی به یک شکل پیش‌بینی می‌کنند.

در نظرسنجی انجام‌شده از بیش از 500 مجری و مدیر ساختمانی که توسط TrackVia انجام شد، 78% از مجریان و 89% از مدیران گفتند داده‌هایی که از محل کار دریافت می‌کنند در موفقیت آن‌ها نقش دارند و ضروری‌ترین داده‌های کارگاهی کیفیت کار، هزینه زمان و مصالح و ایمنی هستند. پنجاه‌ودو درصد از مجریان اظهار داشتند که چهار دپارتمان یا بیشتر در سازمان آن‌ها بر داده‌های کارگاهی تکیه دارند.

استفاده از یک پلتفرم برای حل چهار چالش کلیدی

با استفاده از یک پلتفرم برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) جامع با پایگاه داده مشترک که آخرین فناوری‌ها را در خود جای داده و برای صنعت ساختمان ساخته شده است، پیمانکاران می‌توانند بر چالش‌های فوق غلبه کنند و سرعت و دقت پیش‌بینی‌های خود را بالا ببرند. چنین پلتفرمی به پیمانکاران امکان تفسیر کامل، دقیق و به‌موقع داده‌ها از تمام منابع برای داشتن یک نسخه واحد از واقعیت را می‌دهد. این پلتفرم می‌تواند شامل داده‌های لحظه‌ای و همچنین داده‌های سوابق باشد.

وقتی اعضای گروه بتوانند به تمام داده‌های مربوطه از طریق یک داشبورد کنترل مرکزی دسترسی داشته باشند و آن‌ها را به‌روزرسانی کنند، می‌توانند از این اطلاعات برای تصمیمات و پیش‌بینی آگاهانه استفاده کنند.

تصمیمات آگاهانه‌تر باعث ایجاد خروجی‌های عملکردی بهتر شده و تأثیر ملموسی بر سودآوری دارند.

صنایع بخش‌های مختلف در سراسر دنیا در حال تغییر خود برای سازگاری با دنیای دیجیتال هستند. برای کشف دلیل سرمایه‌گذاری این شرکت‌ها در دنیای دیجیتال، IFS یک نظرسنجی از پیمانکاران در شمال آمریکا، اروپا، خاورمیانه، آُیا و استرالیا انجام داده است.

از این افراد خواسته شد که انواع فناوری‌ها و اولویت آن‌ها برای سرمایه‌گذاری را فهرست کنند. سیستم‌های ERP توسط 46 درصد از شرکت‌کنندگان و تحلیل داده‌های بزرگ توسط 45% از پاسخ‌دهندگان انتخاب شد. طبق این گزارش اولویت بالای سیستم‌های ERP نشان‌دهنده نیاز به تمرکز و مدیریت داخلی بهتر داده‌ها است. اهمیت ERP به استفاده شرکت‌های ساختمانی از فناوری‌های جدید هم‌بستگی دارد: کارایی فرآیند داخلی (44%)، بهبود گزارش و تصمیم‌گیری (39%) و افزایش بهره‌وری (37%).

حل چالش 1: شناسایی و پاسخ به تأثیرات هزینه‌ای احتمالی

کلید شناسایی تأثیرات هزینه‌ای، ترکیب داده‌های سوابق پروژه و اطلاعات لحظه‌ای دریافتی در سازمان برای پیش‌بینی دقیق هزینه‌ها است. یک سیستم ERP از یک پایگاه داده واحد برای داده‌های سازمانی استفاده می‌کند که در کل سازمان به اشتراک گذاشته‌شده و به هر کس که لازم داشته باشد جزئیات هزینه‌ای یکسانی می‌دهد. با داده‌هایی که به‌صورت خودکار به‌روز می‌شوند – و در معرض خطای انسانی نیستند – تیم‌ها می‌توانند بر تغییرات هزینه کنترل داشته باشند و اصلاحات آنی ایجاد کنند تا روند مالی هر پروژه به‌روز باقی بماند.

حل چالش 2: بهبود کنترل جریان نقدی

استفاده از یک سیستم پایگاه داده واحد دو مزیت دارد: اولاً امکان عکس‌العمل بهتر نسبت به وضعیت‌های مختلف را می‌دهد؛ زیرا از داده‌های لحظه‌ای استفاده می‌شود. این مزیت به شما امکان حرکت دادن پول برای حفظ جریان نقدی را می‌دهد. دوما امکان به تصویر کشیدن سناریوهای دقیق‌تر را محقق می‌کند. شما می‌توانید اطلاعات را وارد کرده و تأثیر آن بر جریان نقدی را ببینید.

حل چالش 3: مدیریت تخصیص منابع

با استفاده از یک پایگاه داده واحد، برنامه ریزان و مدیران پروژه می‌توانند تخصیص منابع، ازجمله نیروی انسانی را به‌درستی انجام دهند. این روش به مدیریت بهتر چالش‌های فصلی، استفاده کمتر و بیشتر از حد و تعارض نیازهای نیروی انسانی کمک می‌کند.

حل چالش 4: به دست آوردن دید لحظه‌ای

داده‌های پروژه‌ای لحظه‌ای به مالکان، مدیرعاملان و مدیران پروژه شرکت‌های ساختمانی اطلاعاتی می‌دهند که می‌توانند بر اساس آن عمل کنند. قابلیت کنار هم گذاشتن داده‌های تاریخچه با داده‌های کنونی پروژه باعث بهبود دید نسبت به پروژه می‌شود.

در حالت ایده آل یک پلتفرم پایگاه داده مشترک به ذینفعان کلیدی امکان تفسیر سریع گزارش‌های مالی کلان منتشرشده در هر زمان را می‌دهد. این امکان به آن‌ها توانایی پیش‌بینی و جبران تغییرات هزینه‌ای ازجمله تأخیرات پیمانکاران جزء، بازرسی‌های ایمنی غیرمنتظره، افزایش احتمالی زمان کار یا حمل‌ونقل قطعات جایگزین را می‌دهد.

نتیجه‌گیری

استفاده از یک پلتفرم ERP با پایگاه داده واحد جامع به رهبران شرکت ساختمانی امکان غلبه بر جمع‌آوری ضعیف داده، کسب دید بهتر و برطرف کردن بسیاری از چالش‌های معمول در پیش‌بینی پروژه را می‌دهد. آن‌ها با این نوع پلتفرم می‌توانند تمام تأثیرات هزینه‌ای احتمالی را شناسایی کرده، کنترل جریان نقدی را بهبود دهند، بهره‌وری را بیشتر کنند و دید لحظه‌ای نسبت به سازمان خود به دست بیاورند. این مزایا باعث افزایش سطح قطعیت هر مرحله از پروژه ساختمانی و درنتیجه قابلیت پیش‌بینی و سودآوری آن می‌شود.

بااینکه صنعت ساختمانی در پذیرش دیجیتالی شدن بدنام بوده است اما پتانسیل فناوری در آن دگرگون‌کننده است، به‌گونه‌ای که دیجیتالی شدن در صنعت ساخت پتانسیل تغییر نه‌تنها یک صنعت بلکه کل دنیای مصنوعی پیرامون ما را دارد. در صنعت ساختمان نه‌تنها فناوری‌های قدیمی در حال تغییر هستند، بلکه نحوه انجام کسب‌وکار در صنعت هم در حال تغییر است.

نوشته شده توسط تیم مترجمین موسسه 808

اگر دوست دارید به تیم مترجمین 808 بپیوندید، با ما تماس بگیرید.