مقاله تحلیلی: ضرورت مدرن سازی فرآیند مدیریت اسناد ساخت‌ و ساز برای پیمانکاران

 اسناد ساخت‌وساز از طرح‌های اولیه گرفته تا پلان‌ها، نقشه‌ها، قراردادها، توافق‌نامه‌ها، فاکتورهای خرید، صورت‌حساب‌ها و رسید دریافت مصالح، همگی به‌منزله نبض تپنده پروژه‌های پیمانی هستند. اگر به‌روزرسانی و مستندسازی اسناد به‌درستی انجام نشود، پروژه با توقف روبرو خواهد شد و یا کارها به‌درستی انجام نخواهند شد که در این صورت پروژه متحمل هزینه‌های ناشی از دوباره‌کاری و اصلاحات می‌شود.

امروزه در میان بسیاری از پیمانکاران مستندسازی دستی (خودکار و کاغذ) و ارتباطات ایمیلی منسوخ‌شده و جای آن را فرآیندهای دیجیتالی بدون کاغذ مبتنی بر فضای ابری گرفته است. پیمانکاران با راه‌های جدیدی برای مدیریت اسناد آشنا شده‌اند که برخی پیچیده‌تر هستند.

پیمانکارانی که این فرآیند را دیجیتالی نکرده‌اند و یا کاربرد فضای ابری را در این روند نادیده گرفته‌اند، دیر یا زود متوجه خواهند شد که قادر به رقابت با دیگر پیمانکاران نیستند. پیمانکاران مدرن امروز از این طریق می‌توانند کارهای خود را سریع‌تر و هوشمندانه‌تر انجام دهند و همچنین با استفاده از تکنولوژی به مدیریت اسناد بپردازند و از سویی ریسک‌های محتمل در جریان کاری را تا حد قابل‌توجهی کاهش دهند.

چالش‌های مدیریت اسناد ساخت‌وساز

مدیریت اسناد را نمی‌توان موضوع بی‌اهمیتی دانست. اسنادی همچون قراردادها، توافق‌نامه، نقشه‌ها و ... تضمین‌کننده انجام پروژه مطابق با پلان و برنامه هستند. این اسناد نقش مهمی در ساخت‌وساز دارند. بااین‌حال حتی در شرکت‌های مدرن ساخت‌وساز هم چالش‌های مشترکی در ارتباط با مدیریت اسناد وجود دارد که در میان آن‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

نسخه‌های مختلف از اسناد: وقتی اسناد مورد تجدیدنظر و یا اصلاحات لازم قرار می‌گیرند این امکان وجود دارد که نسخه‌های مختلفی از یک سند ایجاد شود. از آنجا که تیم‌ها و افراد مختلفی ممکن است به‌طور هم‌زمان در حال کار روی یک سند باشند و برخی ممکن است به آخرین نسخه اسناد دسترسی نداشته باشند، بعید نیست که از یک سند نسخه‌های متعدد ایجاد شود. همین موضوع کافی است تا پروژه با خطا و دوباره‌کاری روبرو شود.

دسترسی به اسناد: همان‌طور که پیدا کردن سند مورد نظر به شیوه کاغذی زمان‌بر است، در مورد اسناد دیجیتالی هم اگر راه‌حل مناسبی وجود نداشته باشد، زمان زیادی باید صرف انجام این کار شود. از دلایل این چالش می‌توان به مسائل مرتبط با اتصال به اینترنت، VPN های کُند، مسائل مرتبط با سطح دسترسی به فایل و ... اشاره کرد. این چالش وقتی شدت می‌یابد که از راه‌حل‌های دیجیتالی مختلف برای ذخیره، ارسال و دسترسی به اسناد استفاده شود.

اصلاح اسناد: در همه نرم‌افزارها نمی‌توان به‌راحتی اسناد را ویرایش یا تغییر داد و روی اسناد کامنت گذاری کرد.

هدر رفت زمان: اگر ذخیره اطلاعات متمرکز سازی نشده باشد و یا ابزار مناسبی برای اشتراک‌گذاری اسناد در لحظه وجود نداشته باشد، افراد مجبور به‌صرف زمان زیاد برای پیدا کردن آنچه نیاز دارند، خواهند شد. این موضوع سبب می‌شود افراد ساعت‌ها، روزها و یا حتی هفته‌ها منتظر بمانند تا به سند مورد نظر دسترسی پیدا کنند.

متمرکز سازی اسناد در یک پلتفرم

اولین گام برای مدیریت اسناد در یک سازمان، متمرکز کردن اسناد است. استفاده راه‌حل‌های یکپارچه مبتنی بر نرم‌افزار نه‌تنها مدیریت اسناد را ممکن می‌کند که باعث سازمان‌دهی بهتر و تجمیع مستندات موردنیاز تیم پروژه در یک منبع واحد می‌شود.

ما اغلب در مورد اهمیت وجود یک نرم‌افزار یکپارچه که منبع کاملی از داده‌ها را در اختیار قرار می‌دهد صحبت می‌کنیم و این یعنی مدیریت اسناد مستنثی از این موضوع نیست. اگر افراد روی اطلاعات مشابهی در حال کار باشند، چگونه می‌توانید با اطمینان بگویید که همه چیز درست انجام خواهد شد؟

تبدیل اسناد به همکاری

پیمانکاران بیش از ذخیره‌سازی و سازمان‌دهی اسناد ساخت‌وساز به یک راه آسان نیاز دارند تا اطمینان حاصل کنند که تیم‌های خارجی و داخلی در هرلحظه به آخرین نسخه اسناد دسترسی دارند.

استفاده از گزینه‌های ابری در مستندسازی، جریان کار و همکاری این امکان را به تیم پروژه می‌دهد تا به اسناد در کارگاه از طریق گوشی‌های موبایل دسترسی داشته باشند و حتی اسناد را اشتراک‌گذاری، داده‌ها را جمع‌آوری و نسخه‌های جدیدی از اسناد را ایجاد یا ویرایش و همچنین اطلاعات پروژه را به‌روزرسانی کنند.

اعضای تیم می‌توانند از طریق کامپیوتر در دفترها یا از طریق گوشی‌های هوشمند و تبلتها در کارگاه به اسناد، داده‌ها و اطلاعات پروژه دسترسی داشته باشند. به این صورت اشتراک‌گذاری و مشاهده اسناد مهم در لحظه ممکن می‌شود.

در نهایت یک راهکار متمرکز و قابل اطمینان برای مدیریت اسناد باعث همکاری بهتر همه افرادی که در پروژه کار می‌کنند و همچنین کنترل بیشتر و بهتر مستندات می‌شود. مستندات دقیق باعث حذف اشتباهات هزینه‌بر و تأخیر در پروژه می‌شود.