مقاله تحلیلی: شناسایی و مدیریت رفتارهای سمی در محیط کار

برنامه‌ریزی یک پروژه جدید و سازمان‌دهی نحوه شروع آن و حتی مراحل بعدی یکی از مسئولیت‌های بزرگ مدیر پروژه است. در این مرحله است که اغلب کارها انجام می‌شوند. هدف از این مرحله تسهیل پیشرفت بقیه کارهای پروژه است که شامل بررسی‌ها، بازرسی‌ها و تهیه گزارش‌های صورت‌وضعیت به‌صورت دوره‌ای می‌شود. در بحث مدیریت پروژه هیچ‌چیز بهتر از این نیست که پروژه بدون مشکل و طبق برنامه زمانی و بودجه مصوب پیش برود.

 ۴ رفتار سمی در محیط کار که تأثیر منفی بر پروژه به‌جا می‌گذارند

هر فرد در موقعیت‌های مختلفی ممکن است رفتاری از خود نشان دهد که تأثیر منفی و مخربی بر تیم پروژه داشته باشد. گاهی اوقات این رفتار عمدی است و گاهش از انتخاب‌های ضعیف و مدیریت ضعیف زمان ناشی می‌شود. بهترین توصیه برای مدیران پروژه که یک تیم متشکل از نقش‌ها و شخصیت‌های مختلف را مدیرت می‌کنند این است که تلاش کنند همه افراد را بشناسند، به نشانه‌های اولیه مشکلات توجه کنند و زمانی که یک رفتار منفی رخ داد برنامه‌ای برای رسیدگی سریع به موضوع ترتیب دهند.

رفتارهای منفی در یک تیم ممکن است شدت‌های مختلفی از قابل‌چشم‌پوشی تا جدی داشته باشند. در اینجا به چند نمونه به ترتیب مورد انتظار و قابل‌حل تا غیرقابل‌انتظار و مشکل اشاره خواهیم کرد. بااین‌حال همه این رفتارها کم‌وبیش تأثیرات مخربی بر پیشرفت پروژه دارند.

۱- عدم توجه به دِدلاین

این دسته از افراد معمولاً کار محول شده را دیر تحویل می‌دهند یا به جزئیات مهم توجه نمی‌کنند که درنتیجه به زمان بیشتری برای تکمیل و انجام یک کار نیاز خواهند داشت. ممکن است برای بار اول این افراد توضیح و دلیل خوبی داشته باشند اما اگر این رفتار تکرار شود قطعاً یک مشکل بزرگ است.

چرا این اتفاق می‌افتد: دلیل را می‌توان عدم توجه یا علاقه به کار، فشار کاری بیش‌ازحد و خستگی ناشی از آن دانست. این فرد ممکن است بی‌برنامه، حواس‌پرت و یا فردی باشد که به‌راحتی کارها را اصطلاحاً پشت گوش می‌اندازد. ممکن است در زندگی شخصی این فرد اتفاقاتی افتاده باشد که توانایی او در انجام کارها را تحت‌الشعاع قرار داده باشند.

چه باید کرد: به جدول زمان‌بندی توجه داشته باشد و طبق آن هر نوع تأخیری را یادداشت کنید. قبل از موعد مقرر به‌طور مکرر برنامه زمانی و کار افراد را چک کنید و سؤالات درستی بپرسید تا میزان پایبندی آن‌ها به ددلاین را ارزیابی کنید. این کار را می‌توانید در جلسات هفتگی و یا به‌صورت فردی انجام دهید. از آن‌ها بپرسید به چه چیزی نیاز دارند و آیا انتظار دارند که کار را تحویل دهند. این سؤالات را از طریق ایمیل، پیام و یا تحویل یادداشت در جلسات مطرح کنید تا هم سندی مکتوب از پیگیری این افراد داشته باشید و هم اینکه این افراد حس وظیفه و پاسخگویی خود در برابر کار محول شده را حفظ کنند.

۲- عدم پیروی از فرآیند تعریف‌شده

مدیران پروژه برای اینکه به‌سختی تلاش می‌کنند تا فرایندها را به‌خوبی تعریف کنند و سپس آن‌ها را به اعضای تیم آموزش دهند دلیل خوبی دارند. همه خواهان این هستند که همه‌چیز در پروژه بدون مشکل پیش برود. انحراف از مسیر و فرآیند تعریف‌شده ممکن است وضعیت آشفته‌ای را به وجود آورد.

چرا این اتفاق می‌افتد: این اتفاق معمولاً وقتی رخ می‌دهد که فردی فرآیند را درک نمی‌کند یا با آن موافق نیست. مکن است مدیر تیم به‌خوبی این فرد را آموزش نداده باشد. همچنین ممکن است این فرد کار به خصوصی را در پروژه‌ای دیگر به شکل متفاوتی انجام داده باشد. دلیل هر چه باشد، این رفتار آزاردهنده و مخرب باعث می‌شود که این فرد درنهایت مراحل را نادیده بگیرد و یا آن‌ها را با هم ترکیب کند تا بتواند خود را به ددلاین مورد نظر برساند.

چه باید کرد: بهترین راه برای اطمینان از پیروی افراد از فرآیند تعریف‌شده این است که در شروع پروژه به‌طور واضح نقش‌ها و فرآیندهای کل پروژه بیان شود. در برنامه پروژه همه گام‌ها را با جزئیات مربوطه شرح دهید. اگر اعضای تیم از برنامه پروژه و مراحل بعدی اطلاع داشته باشند دیگر نمی‌توانند از این دلیل استفاده کنند که از مراحل اطلاعی نداشته‌اند. اگر افراد عمده برنامه پروژه و مراحل آن را نادیده بگیرند قطعاً تأثیر مخربی بر کیفیت و برنامه زمانی پروژه خواهند داشت.

۳- دعوا کردن و مقصر دانستن یکدیگر

فقط به این دلیل که گروهی از افراد باید با هم کار کنند به این معنا نیست که همیشه با هم کنار می‌آیند.

چرا این اتفاق می‌افتد:‌رفتارهای خصمانه در محیط کار (مانند دعوا کردن با هم و مقصر دانستن یکدیگر وقتی مشکلی پیش می‌آید) می‌تواند به دلیل تنفر از یکدیگر،‌ حسادت، نحوه‌ای که با او رفتار می‌شود و یا رقابت بر سر یک جایگاه رخ دهد. حتی روابط خویشاوندی و عاشقانه در محیط کار هم می‌توانند در به وجود آمدن این مشکل دخیل باشند.

چه باید کرد: این رفتار ممکن است به‌سختی قابل‌درک و تغییر باشد. با افراد درگیر در ماجرا صحبت کنید و آن‌ها را به شرکت در یک جلسه خصوصی دعوت کنید. همه جوانب را در نظر بگیرد و سپس به‌طور بی‌طرفانه تصمیم بگیرید. برای پیگیری بهتر و بیشتر می‌توانید وضعیت پیش عمده را به مدیر یا مافوق خود اطلاع دهید. این رفتار سمی را معمولاً می‌توان بدود دخالت بخش منابع انسانی کنترل کرد. بااین‌حال گاهی مشکل جدی‌تر است.

۴- رفتار غیر حرفه‌ای

رفتار غیرحرفه‌ای در محیط کار ممکن است باعث ناراحتی افراد شود. ای رفتار به‌شدت ناپسند ممکن است خود را به شکل بی‌ادبی، دروغ‌گویی، بی‌احترامی، تعرض، تبعیض و گاهی اوقات قلدری نشان دهد. این رفتار ممکن است متوجه اعضای تیم، زیردستان و یا مشتریان شود.

 وقتی صحبت از جدیت موضوع و بیشترین تأثیر منفی بر پروژه می‌شود، این مورد در صدر فهرست قرار می‌گیرد.

چرا این اتفاق می‌افتد: این رفتار می‌تواند موجب از بین رفتن انگیزه اعضای تیم و در پی آن خارج شدن از مسیر دستیابی به اهداف شود. این رفتار وقتی رخ می‌دهد که فردی در برابر تغییراتی مثل سازمان‌دهی مجدد مقاومت می‌کند. همچنین می‌تواند به دلیل عدم توانایی فرد در پذیرش انتقاد سازنده رخ دهد. ممکن است دلیل چیزی باشد که به پروژه، تیم آن و یا حتی محیط کار ارتباطی نداشته باشد.

چه باید کرد: این وضعیت ممکن است به مداخله مدیر بالادست نیاز داشته باشد. گزارش فوری این مشکل به مدیر و واحد منابع انسانی موجب ارائه فوری راه‌حل می‌شود. ممکن است برای رفع مشکل یک فرایند رسمی طی شود و یا حتی نیاز باشد این فرد از پروژه کنار گذاشته شود.

مدیر پروژه چگونه می‌تواند اعضای تیم را به روند پروژه بازگرداند؟

ازآنجاکه مدیر پروژه با همه اعضای تیم در ارتباط است، بهترین فرد برای پیگیری و بررسی مسائل موجود بین اعضای تیم پروژه محسوب می‌شود. بعضی از کارهایی که مدیر پروژه می‌تواند در جهت بازگرداند اعضا به تیم پروژه انجام دهد عبارت‌اند از:

• به صفر رساندن عوامل بروز رفتارهای بد
• همکاری با افراد درگیر در جهت شناسایی اشتباهات و تعیین مسیری برای حل مسئله پیش عمده
• فراهم کردم زمینه دریافت بازخوردهای سازنده
• بررسی پیامدهای رفتارهای مختلف با افراد
• مستندسازی همه جزئیات
• ارائه راه‌حل برای جلوگیری از تکرار مشکل
• دریافت بازخورد از طریق گفت‌وگو، نظرسنجی و آموزش

چه زمانی لازم است واحد منابع انسانی وارد موضوع شود؟

گاهی ممکن است مشکل بسیار بزرگ‌تر از آن باشد که شما به‌تنهایی بتوانید آن را حل کنید. در این شرایط واحد منابع انسانی به موضوع ورود می‌کند و طی یک فرایند رسمی پیگیری موضوع را آغاز می‌کند تا به نتیجه عادلانه‌ای برسد.

 همیشه سعی کنید برای ارائه اطلاعات دقیق به افرادی که موضوع را بررسی می‌کنند؛ آنچه می‌بینید، می‌شنوید و آنچه می‌دانید را به‌طور دقیق مستندسازی کنید.

منبع

ترجمه شده توسط تیم مترجمین ۸۰۸

اگر دوست دارید به تیم مترجمین ۸۰۸ بپیوندید، با ما تماس بگیرید.

دریافت فایل PDF مقاله برای اعضای VIP رایگان است. سایر کاربران با پرداخت ۵۰۰ تومان می توانند اقدام به دریافت این فایل کنند.