مقاله تحلیلی: ساختار شکست سازمان در صنعت ساخت‌ و ساز

ساختار شکست سازمان (OBS) را می‌توان به‌صورت سلسله‌مراتب نقش‌های مختلف در یک سازمان، مسئولیت‌ها و وظایف آن‌ها تعریف کرد. از OBS می‌توان به‌عنوان ابزاری برای مدیریت کارهای تعریف‌شده در محدوده تعریف‌شده استفاده کرد.

پروژه‌های ساختمانی درواقع مجموعه‌ای از کارها و تصمیمات پیچیده هستند که مستلزم تخصص و مسئولیت‌های از پیش تعریف‌شده هستند. سازمان‌ها و نهادهای مختلفی در پروژه‌های ساختمانی دخیل هستند بنابراین داشتن یک OBS برای اینکه فرایند تخصیص نقش‌ها به‌صورت واضح صورت بگیرد، ضروری است. این نقش‌ها و مسئولیت‌ها باید مبتنی بر هدف اصلی پروژه که اغلب به یک هدف تجاری مرتبط است، باشند.

OBS یک روش تنظیم ساختار سازمان و تعیین نحوه گزارش دهی مسائل مربوط به ساخت‌وساز است. OBS تصویری از یک سازمان بر اساس عملکرد سهامداران پروژه است.

هر پروژه ساختمانی معمولاً به بخش‌های مختلفی تقسیم می‌شود که هر بخش خود شامل چندین فعالیت می‌شود. تقسیم پروژه به بخش‌های متخلف درواقع همان ساختار شکست کار (WBS) است.

OBS به WBS مرتبط است. OBS تعریف می‌کند که چه سازمانی مسئول تکمیل هر بخش از کار در WBS است. این فرایند معمولاً با تکنیک ماتریس تخصیص مسئولیت انجام می‌شود. این تکنیک همچنین به تعیین محدوده کار هم کمک می‌کند.

ساختار شکست سازمان باید صرفاً مبتنی بر اهداف پروژه باشد و در آن مواردی همچون امکانات پیمانکار، کارکنان، نیروهای بخش فنی و معماری مدنظر قرار گیرند. OBS معمولاً توسط مدیر پروژه تهیه می‌شود و ممکن است بر اساس اندازه، پیچیدگی و محدوده پروژه تغییراتی در آن اعمال شود.

ماتریس تخصیص مسئولیت

تکنیک ماتریس تخصیص مسئولیت (RAM) در پروژه‌های پیچیده باهدف تخصیص وظایف به افراد استفاده می‌شود. RAM نشان‌دهنده ارتباط بین کارها و وظایفی است که باید برای دستیابی به هدف تیم پروژه تکمیل شوند. افراد متفاوت، مهارت‌های متفاوتی دارند و بر این اساس لازم است که تخصیص وظایف با توجه به توانایی‌ها و تخصص‌های افراد انجام شود. شکل زیر یک RAM استاندارد را نشان می‌دهد که البته بر اساس متغیرهای پروژه قابل تغییر است.

تهیه یک OBS کارآمد

یک OBS مؤثر به‌طور واضح نقش‌ها و وظایف بخش‌های مختلف را با در نظر گرفتن محدوده، ذینفعان و اهداف پروژه تعریف می‌کند. OBS معمولاً باعث تثبیت استاندارد کیفیت، کاهش هزینه‌ها و اتمام به‌موقع پروژه می‌شود. مراحل تهیه یک OBS در ادامه شرح داده خواهد شد.

1. اول از همه باید بیانیه محدوده پروژه تهیه و محیط مدیریتی ایجاد شود.
2. تمامی ذینفعانی که به نحوی بر پروژه تأثیرگذار هستند باید مشخص شوند.
3. وقتی بیانیه محدوده پروژه و اهداف پروژه مشخص شد وقت آن است که الزامات و نیازمندی‌های پروژه‌های تعیین شود. این الزامات پایه و اساس تعریف بسته‌های کاری هستند. همه کارهایی که باید در پروژه انجام شوند باید به‌طور واضح مشخص شوند. این فرایند اساس ساختار شکست کار را تشکیل می‌دهد.
4. بعدازاینکه WBS  مشخص شد باید بر اساس RAM وظایف و کارهای به اعضای تیم تخصیص داده شوند.
5. به این شکل WBS با OBS همگام‌سازی می‌شود.

مزیت‌های OBS

1. مدیریت پروژه عمدتاً با محدودیت‌هایی همچون محدوده، هزینه و برنامه زمانی پروژه در ارتباط است. برای مدیریت این محدودیت‌ها می‌توان از OBS استفاده کرد. ساختار شکست سازمان به شما کمک می‌کند که در بحث مدیریت منابع انسانی کارآمد عمل کنید. مدیریت کارآمد خود به درک الزامات کار کمک می‌کند.
2. وقتی OBS تهیه شود، زمان‌بندی آسان خواهد شد. دلیل این است که اطلاعات مربوط به تخصیص منابع در OBS وجود دارد و مقدار کار هم برآورد شده است. در نتیجه زمان کمتری صرف تهیه برنامه زمانی پروژه می‌شود.
3. پس از همگام‌سازی WBS با OBS می‌توان کل محدوده پروژه را به تصویر کشید. کل محدوده کار را می‌توان با کمک WBS و OBS مشخص کرد.
4. پروژه‌های ساختمانی همواره در معرض حوادث ناگوار و عدم قطعیت‌ها هستند. با OBS می‌توان مشخص کرد که چه افرادی باید در مقابل این ریسک‌ها پاسخگو باشند.
5. به‌علاوه OBS ارتباط بین اعضای مختلف پروژه را تعریف می‌کند. OBS یک روش ارتباطی تعریف می‌کند که در اجرای پروژه و مدیریت آن کاربرد دارد.
6. OBS سبب کسب اطمینان از تکمیل همه مایلستون ها و اینکه هیچ موردی فراموش نشده یا با تأخیر روبرو نشده می‌شود.

OBS به‌عنوان یک ابزار مدیریتی

ساختار شکست سازمان به جهت نقش مؤثری که در مدیریت دارد، در پروژه‌های ساخت‌وساز دارای اهمیت است. در پروژه‌های پیچیده مراحل متعددی وجود دارد که ممکن است با هم تداخل داشته باشند و در نتیجه تعیین اینکه که چه کسی چه‌کاری را انجام دهد با مشکل روبرو می‌شود.

این مشکل ممکن است باعث عدم قطعیت در یک پروژه شود. اگر هر یک از اعضای تیم به‌خوبی از مسئولیت‌ها و وظایف خود آگاه باشند، می‌توانند کارها را به شیوه‌ای کارآمد انجام دهند. به همین جهت است که در اغلب دستورالعمل‌های مربوط به ایمنی توصیه‌شده که از OBS برای تعریف و پیاده‌سازی استراتژی‌های ساخت‌وساز استفاده شود.

OBS پایه و اساس بسیاری از ساختارهای شکست کار دیگر است و می‌توان از آن در چرخه‌های مختلف یک پروژه ساخت‌وساز استفاده کرد. این ساختارها شامل ساختار شکست هزینه، ساختار شکست منابع و ساختار شکست ریسک هستند.

نتیجه‌گیری

به‌طور خلاصه ابزارهای مدیریتی زیادی وجود دارند که از آن‌ها برای دستیابی به اهداف خاصی در یک پروژه استفاده می‌شود. معمولاً سازمان‌های بزرگ تمایل دارند ساختار خود را داشته باشند و آن را در همه پروژه‌ها پیاده‌سازی کنند. این یک فرایند تکرارشونده است. از سوی دیگر تیم‌های کوچک که پس از هر پروژه منحل می‌شوند باید برای پروژه‌های بعدی OBS جداگانه‌ای برای خود تعریف کنند.

OBS ابزاری مفید در مدیریت و تخصیص منابع و سازمان‌دهی اعضای تیم است. OBS این اطمینان را می‌دهد که همه فعالیت‌ها به‌موقع تکمیل می‌شوند و هیچ‌کدام از اهداف پروژه نادیده گرفته نمی‌شوند.

منبع

ترجمه شده توسط تیم مترجمین ۸۰۸

اگر دوست دارید به تیم مترجمین ۸۰۸ بپیوندید، با ما تماس بگیرید.

دریافت فایل PDF مقاله برای اعضای VIP رایگان است. سایر کاربران با پرداخت ۵۰۰ تومان می توانند اقدام به دریافت این فایل کنند.