مقاله تحلیلی: 4 اشتباه رایج در مدیریت پروژه که باید آن‌ها را ترک کنید

شرکت‌های عمرانی و معماری معمولاً در هر بازه زمانی مشخص روی چند پروژه هم‌زمان کار می‌کنند. برای موفقیت این قبیل شرکت‌ها وجود دو عامل مدیران پروژه اختصاصی و یک استراتژی جامع مدیریت پروژه قطعاً یک ضرورت محسوب می‌شود. با توجه به اهمیت این موضوع، ضروری است که خطاهای رایج در مدیریت پروژه را بشناسید. از وقوع اغلب این خطاها می‌توان با انجام اقدامات ساده جلوگیری کرد. در ادامه نگاهی به چهار مورد از این خطاها خواهیم داشت.

۱- فقدان یا کمبود ارتباطات

یکی از مهارت‌های لازم برای یک مدیر پروژه توانایی برقراری ارتباط در سطح بالا است. در حالت ایده آل، هر پروژه با یک جلسه آغاز می‌شود و از این رو اعضای تیم پروژه می‌توانند در خصوص اهداف پروژه به بحث و گفتگو بپردازند. این جلسه فرصت خوبی برای شناخت مدیر پروژه و بررسی انتظارات اعضا و مدیر پروژه است.

 مدیر پروژه باید برای پیش برد پروژه، کارها را به کارهای کوچک‌تری تقسیم کند، این کارها را به افراد محول کند و نهایتاً اطمینان حاصل کند که هر عضو تیم پروژه به درک دستی از نقش، وظایف و اولویت‌ها رسیده است.

ارتباط افراد درگیر باید در طول کل پروژه حفظ شود تا از این طریق همواره اعضای تیم پروژه و کارفرما در جریان آخرین تغییرات و اطلاعات باشند. انتخاب با شماست که چه کانالی را برای ایجاد ارتباطات خود انتخاب کنید. تعیین بازه‌های زمانی برای برگزاری جلسات یا ایجاد ارتباطات را مدیر پروژه تعیین خواهد کرد.

۲- استفاده از نرم‌افزارهای مبتدی و سطح پایین برای مدیریت پروژه

 آیا هنوز هم از برنامه اکسل برای مدیریت پروژه‌ها استفاده می‌کنید؟ یک نرم‌افزار مدیریت پروژه باید دید واضحی از پروژه در اختیار شما قرار دهد، برای تخصیص کارها به شما کمک کند و همچنین روند پیشرفت پروژه را به شما نشان دهد. اطمینان حاصل کنید که نرم‌افزار مورد استفاده پاسخگوی نیازهای شما هست و همچنین هر عضو از تیم پروژه به‌راحتی می‌تواند با این نرم‌افزار کار کند.

۳- عدم ارزیابی یا سنجش منظم

یک استاندارد برای اندازه‌گیری پیشرفت پروژه از همان ابتدا و آغاز کار تعریف کنید. در حالت ایده آل، باید برنامه‌ریزی کنید که این بررسی‌ها به‌صورت هفتگی انجام شود.‌ با این کار از پیشروی درست پروژه و هماهنگی آن با برنامه زمان‌بندی اطمینان حاصل می‌شود. همچنین در صورتی که پیشرفت کار از برنامه زمان‌بندی عقب‌تر باشد، همواره چارچوبی برای ایجاد اصلاحات لازم خواهید داشت.

راه‌حل‌ها ممکن است پیچیده باشند و شما را با شاخص‌های عملکردی کلیدی به نسبت بیشتر از آنچه نیاز دارید، مواجه کنند. اگر نرم‌افزار مدیریت پروژه شما داشبوردهایی با قابلیت اعمال تنظیمات دلخواه داشته باشد و همچنین ارائه گزارش‌ها به‌سادگی صورت گیرد، می‌توان آن را یک مزیت بزرگ دانست. به این ترتیب این شما هستید که تصمیم خواهید گرفت روی چه شاخص‌های کلیدی عملکردی تمرکز کنید. پس از آن است که می‌توانید به جمع‌آوری اطلاعات مورد نیاز بپردازید.

به یاد داشته باشید که پیگیری خارج از نرم‌افزار (به‌صورت مستقیم توسط مدیر پروژه یا هر فردی که این کار به او محول شده است)،‌ جنبه‌ای نیست که بتوانید آن را نادیده بگیرید. بهتر است از نرم‌افزارهایی برای مدیریت پروژه استفاده کنید که قابلیت پیشرفت گیری پروژه را بر طبق زمان داشته باشند. از این طریق می‌توانید حجم کار انجام شده و همچنین بهره‌وری اعضای تیم پروژه را ارزیابی کنید.

۴- عدم مدیریت خزش محدوده پروژه

همچنان که پروژه در جریان است،‌ کاهی متوجه خواهید شد که بعضی موارد نیاز به تغییر دارند و یا مشتری/ کارفرما از شما می‌خواهد تا اصلاحاتی را اعمال کنید. در این شرایط بهتر است با کارفرما ارتباط برقرار کنید و در مورد تغییرات مورد درخواست و نحوه اعمال آن‌ها به بحث بپردازید.

برای اینکه بتوانید در خصوص این تغییرات تصمیم‌گیری و همچنین آن‌ها را اولویت‌بندی کنید، لازم است یک چارچوب تعریف کنید. انتظار این را نداشته باشید که کارها در یک پروژه بدون هیچ تغییر در محدوده پروژه انجام شوند. کاری که می‌توانید انجام دهید، داشتن آمادگی لازم برای مقابله با این شرایط از طریق تهیه برنامه زمان‌بندی و همچنین واقف بودن به این موضوع است که چگونه این درخواست تغییرات را قبل از آنکه دیر شود، مورد بررسی قرار دهید.

مدیریت قوی نیز از اهمیت بالایی برخوردار است بنابراین هنگامی که با درخواست‌های تغییر مواجه می‌شوید، هدف نهایی پروژه را فراموش نکنید.

اگر فکر می‌کنید هر کدام از این خطاها برای شما آشنا هستند،‌ سعی کنید سریعاً در جهت رفع آن‌ها اقدام کنید. ارتباطاتتان را اولویت‌بندی کنید و مطمئن شوید که ابزار مناسبی برای ساده‌سازی فرآیندهای پروژه در اختیار دارید.

منبع

نوشته شده توسط تیم مترجمین موسسه 808

اگر دوست دارید به تیم مترجمین 808 بپیوندید، با ما تماس بگیرید.

دریافت فایل PDF مقاله برای اعضای VIP رایگان است. سایر کاربران با پرداخت ۵۰۰ تومان می توانند اقدام به دریافت این فایل کنند.