مقاله تحلیلی: ۵ نکته که هر مسئول کارگاهی باید بداند

پروژه‌های ساختمانی بسته به‌اندازه یا محدوده، متفاوت هستند؛ اما آنچه در پایان روز کاری اهمیت دارد این است که ما چگونه با مسائل مهم برخورد می‌کنیم. یک مسئول کارگاه همیشه در خط مقدم قرار دارد.

مسئول کارگاه یکی از مهره‌های اصلی هر پروژه ساختمانی محسوب می‌شود. این فرد از لحظه رسیدن به کارگاه تا زمان ترک آن به شده درگیر کار است و علاوه بر این همیشه در فرآیند درخواست اطلاعات از پیمانکاران فرعی یا مدیر پروژه تحت تنش قرار دارد. همه این‌ها صرف‌نظر از وقتی است که صرف کنترل مستندسازی مسائل، عدم ورود بیهوده افراد به کارگاه، دیر نرسیدن مصالح، ارسال مصالح اشتباه یا حتی بدتر از آن آسیب‌دیدگی آن‌ها می‌شود.

هیچ دو روزی مثل هم نیستند اما یک‌چیز قطعی است. لازم نیست برای هر موردی که در کارگاه مشاهده می‌کنید با مدیر پروژه ارتباط بگیرید.

تاکنون چند بار یک ایمیل یا یک پیام مهم برای دفتر ارسال کرده‌اید و بدون پاسخ باقی‌مانده است؟ و این عدم پاسخ‌دهی چه تأثیری بر روند پیشرفت پروژه داشته است؟

بنابراین جای تعجب نیست که بسیاری از مدیران سایت به‌طور پیوسته احساس خستگی می‌کنند و تحت استرس قرار دارند. آن‌ها در تلاش هستند موارد مختلفی را متعادل‌سازی کنند، محدودیت‌ها را برطرف کنند و درعین‌حال هم با مدیر پروژه و پیمانکاران فرعی هماهنگ باشند. درنتیجه آن‌ها اغلب تحت فشار کوهی از کارهایی قرار دارند که در واقع ارزشی برای پروژه ندارند.

برای اینکه بتوانید به این مشکلات پایان دهید و همچنین قادر باشید ذهنتان را آرام کنید در ادامه به ۵ نکته‌ای اشاره می‌کنیم که لازم است در هر پروژه آن‌ها را مدنظر قرار دهید.

۱- با مدیر پروژه همسو باشید

شما به‌عنوان مدیر سایت باید همیشه یک ارتباط پیوسته با مدیر پروژه داشته باشید تا به‌محض بروز مشکلات بتوان آن‌ها را ثبت و رفع کرد.

ارسال پیام در شبکه اجتماعی، ایمیل و موارد مشابه به‌خصوص وقتی‌که نیاز است ارتباط شما با مدیر پروژه حفظ شود باعث سردرگمی بیشتر می‌شود. دلیل این است که این راه‌های ارتباطی برای موقعیت‌های حساس و وابسته به زمان طراحی نشده‌اند. درنتیجه کم‌وبیش همیشه با عدم وجود ارتباطات صحیح، گم‌شدن یا از دست دادن اطلاعات مهم و پاسخ‌دهی با تأخیر روبرو هستیم.

به همین دلیل است که استفاده از فضای ابری و انتقال برنامه‌ها به آن ارزش و اهمیت زیادی در ساخت‌وساز دارد. در این شیوه همه اطلاعات در یک فضا ثبت و نگه‌داری می‌شوند بنابراین همه افراد درگیر در پروژه می‌توانند از آنچه در کارگاه رخ می‌دهد آگاه باشند. همچنین می‌توانید به‌طور هم‌زمان به‌روزرسانی‌ها را اضافه کنید، سؤال بپرسید با حین کنترل کارگاه مشکلات را در لحظه مطرح کنید.

مدیر پروژه فوری یک پیام روی تلفن همراه خود دریافت می‌کند و قبل از اینکه مشکل به وجود آمده برنامه روزانه و یا حتی برنامه ۳ تا ۶ هفته پیش رو را تحت تأثیر قرار دهد، اقدامات لازم را در پیش خواهد گرفت. به همین ترتیب روند کاری شما با تیم همسو خواهد بود و از اتلاف وقت ناشی از برقراری تماس تلفنی یا ارسال ایمیل که حتی مطمئن نیستد به آن‌ها پاسخ داده می‌شود یا خیر، جلوگیری می‌شود.

۲- به‌جای اینکه هر موردی را در ذهن خود نگه‌دارید، آن را مستندسازی کنید

صرف‌نظر از اینکه با چه موردی مواجه هستید باید همه موارد را مستندسازی کنید. این ایمن‌ترین راه برای محافظت از خود و پروژه در مقابل مشکلاتی احتمالی بعدی است. همه می‌دانیم که ثبت همه وقایع با جزئیات چه‌کار دشواری است و به همین دلیل بررسی و کنترل کارگاه اغلب یک کار استرس‌زا محسوب می‌شود.

درصورتی‌که ابزار مناسبی در اختیار نداشته باشید مجبور خواهید شد که کل کارگاه را بررسی، مشکلات را شناسایی و سپس همه موارد را با جزئیات مستندسازی کنید. گاهی ممکن است نیاز باید موارد متعددی را گزارش کنید. ممکن است به دلایلی مجبور شوید بازرسی کارگاه را متوقف کنید و بعد این سؤال برایتان پیش آید که آیا همه موارد را ثبت کرده‌اید و یا آن‌ها را به خاطر دارید؟

در ادامه ممکن است ارتباط شما با مدیر پروژه را دچار مشکل سازد. این یکی دیگر از دلایل تأکید بر گزارش دهی آنی است. به این صورت شما قادر خواهید بود که به‌محض مواجهه با موقعیت‌هایی که مستلزم گزارش دهی هستند، به‌روزرسانی‌ها را ثبت یا سؤالات مهم را مطرح کنید. درنتیجه مقدار زیادی از فشار ذهنی و روانی شما کاسته می‌شود.

درعین‌حال، با مستندسازی همه‌چیز در یک فضای واحد مطمئن خواهید شد که مدیر پروژه می‌تواند به‌سرعت نسبت به موقعیت‌های مختلف واکنش نشان دهد؛ بنابراین دیگر نیازی نیست برای اثبات مقصر نبودتان در به تأخیر افتادن پروژه هفته یا ماه‌ها صرف پیدا کردن یک ایمیل با عکس کنید. همه‌چیز در فضای ابری وجود دارد و می‌توانید تنها با یک سرچ به آنچه می‌خواهید دست پیدا کنید.

۳- آماده‌سازی کارگاه را در اولویت اول قرار دهید

به‌طورمعمول در مرحله آماده‌سازی سایت آنچه برای بسیاری از افراد اهمیت دارد عوامل خارجی مانند آب‌وهوای بد است.

بااین‌حال فرآیند آماده‌سازی نباید به این موارد ختم شود. بسیاری از مشکلات با پیش‌بینی و آماده‌سازی بهتر سفارش‌ها، فرآیند تحویل، انتخاب‌ها، نقشه‌ها و برنامه‌ریزی نیروی کار در دسترس قابل‌حل هستند.

معمولاً مشکلات وقتی رخ می‌دهند که فعالیت‌های کارگاه هماهنگ با سایر افراد درگیر در پروژه انجام نمی‌شوند یا آماده‌سازی کارگاه به‌قدری دیر انجام می‌شود که منجر به کارهای لحظه اخری و یا بروز اشتباهات خواهد شد.

۴- با پیمانکاران فرعی از همان ابتدا در ارتباط باشید

عملیات کارگاه یک مسابقه انفرادی نیست بلکه مانند یک ورزش گروهی است. به همین دلیل برای کسب اطمینان از قابل‌اجرا بودن برنامه‌های تهیه‌شده باید همه اعضای تیم از ابتدا درگیر پروژه باشند.

به همین دلیل است که همیشه باید در فرآیند برنامه‌ریزی کارهای پیمانکاران فرعی از آن‌ها دعوت به مشارکت کرد. به‌این‌ترتیب می‌توانید نیازهای آن‌ها را تعریف کنید. درنتیجه از استرس شما در آماده‌سازی سایت و تحویل مصالح کاسته خواهد شد.

به‌علاوه این موجب افزایش مسئولیت‌پذیری خواهد شد چراکه همه فعالیت‌های پیش رو با هماهنگی اعضای تیم برنامه‌ریزی شده‌اند. بهتر است مسئولیت‌ها و تعهدات تمام اعضای تیم را در فضای ابری ثبت کنید. به این صورت کسی نمی‌تواند دیگری را سرزنش کند و همچنین ازآنجا کهمی دانید چه‌کاری انجام شده و چه‌کاری انجام نشده می‌توانید با چالش‌ها مقابله کنید.

این اولین قدم برای ایجاد رابطه طولانی‌مدت با پیمانکاران فرعی است. هر چه تعامل و همکاری بهتری صورت گیرد، شانس شما در برای همکاری در پروژه‌های بعدی بیشتر خواهد شد. در صنعتی که بی‌اعتمادی موج می‌زند و گاهی یافتن یک پیمانکار خوب بسیار دشوار است، این موضوع اهمیت بسیاری دارد.

۵- از ابزاری استفاده کنید که مناسب صنعت ساخت‌وساز باشد

بسیاری از مدیران سایت بر این باورند ابزار مورد استفاده آن‌ها متناسب باهدف پروژه است و برای تعامل با ذینفعان مختلف پروژه گزینه مناسبی است. این در حالی است که در بسیاری موارد حقیقت چیز دیگری است.

این به‌خصوص در مواردی که از ابزاری مانند ایمیل، اپلیکیشن واتس اپ و اکسل استفاده می‌شود، درست است. این ابزارها ممکن است برای موقعیت‌های دیگر گزینه مناسبی باشند اما کمکی به بازرسی سریع‌تر کارگاه،‌ برقراری ارتباط با مدیر پروژه یا مستندسازی موارد مختلف نمی‌کنند.

بهبود کار تیمی و کسب آرامش ذهنی

استفاده از ابزارهای نامناسب به‌سرعت مدیریت فعالیت‌های روزانه کارگاه را تحت تأثیر قرار خواهد داد. دلیل ا این است که اعضای تیم از آنچه در پروژه رخ می‌دهد اطلاعی ندارند و مشخص نیست که چه کسی مسئول تصمیم‌گیری‌های اشتباه و وقفه‌های کاری پرهزینه است.

منبع

 نوشته شده توسط تیم مترجمین موسسه 808

اگر دوست دارید به تیم مترجمین 808 بپیوندید، با ما تماس بگیرید.

دریافت فایل PDF مقاله برای اعضای VIP رایگان است. سایر کاربران با پرداخت ۵۰۰ تومان می توانند اقدام به دریافت این فایل کنند.