به طور کلی حضور در نمایشگاه‌های مختلف امروزه یکی از روش‌های توسعه تجارت است. بدین جهت بسیاری معتقدند استفاده از ابزارهایی مانند غرفه‌سازی می‌تواند نقش زیادی در اعتمادسازی و توسعه تجاری داشته باشد. غرفه نمایشگاهی نقش بسیار مهمی در جذب مخاطبان به دلیل نمایش کالاهای خاص در حضور هم‌فکران و مخاطبان تجاری دارد. هر چه طراحی غرفه متناسب‌تر با نوع و هدف عرضه‌کننده باشد نوع فعالیت شرکت بهتر به نمایش درآمده و نیز جذب کننده برای مخاطبان است. طراح غرفه برای طراحی باید متریال ساخت غرفه را بشناسد؛ همچنین داشتن ایده خلاقانه، محور طراحی غرفه نمایشگاهی است؛ به این دلیل که این ایده باید مخاطب را در غرفه نگه دارد و پاسخگوی افکار و نیاز مخاطب باشد.

در ساخت غرفه باید قواعدی را رعایت کنیم تا جذب بازدیدکننده را به غرفه داشته باشیم. مثلا در طراحی غرفه باید شرایط لازم برای حضور بازدید کننده ایجاد شده باشد و با مشخص کردن حریم‌هایی در غرفه بتوانیم با مراجعه‌کنندگان مذاکرات مناسب داشته باشیم. فضای غرفه باید به گونه‌ای تقسیم شده باشد که محصولات متناسب با اهمیتشان در آن قرار گیرند.

یکی دیگر از مهم‌ترین مسائل در طراحی غرفه نمایشگاهی توجه به عوامل نور، رنگ، فرم، صدا و بو است. به عنوان مثال فرم یک غرفه باید با کالای ارائه شده ارتباط داشته باشد و یا رنگ‌های مورد استفاده در غرفه با هم هماهنگ باشند، بنابراین همه این عوامل نقش بسیار زیادی در جذب مخاطب دارند. در ساخت غرفه موقعیت قرارگیری آن و ابعاد غرفه باید متناسب با محصولات و نیز دکوراسیون و بازدیدکنندگان احتمالی از غرفه باشد. همچنین استفاده از میز و صندلی و مبلمان مناسب می‌تواند تأثیر زیادی بر روی برخورد غرفه‌داران با بازدیدکنندگان دارد. بنابراین برای داشتن یک حضور موفق در نمایشگاه می‌توان با کمک مشاوران و طراحان، غرفه خود را به یک مکان خاص برای جذب بازدیدکنندگان تبدیل کنیم. طراحان ما با آشنایی کامل با متریال ها جدید ساخت غرفه‌سازی نمایشگاهی، طراحی غرفه  و دکوراسیون داخلی و ترکیب و تقابل فضاها، پانورها، بافت، رنگ و سایر عوامل و با توجه به مسائل ایمنی نظام مهندسی ساخنمان و بسیاری از جنبه‌های دیگرشما را در تحقق خواسته هایتان  یاری می‌کنند. ما به خوبی به اجرای ایده‌ها و نظرات شما آگاه هستیم.

تاریخچه طراحی غرفه 

آذین کردن و زیباتر کردن محیط زیستن از ابتدائی‌ترین نیازهای بشر است که در بلندمدت به کسب و کاری پر رونق تبدیل شد و طراحان با به کارگیری این هنر و ترکیب آن با قابلیت‌های روانی هر کسب و کار و نیز زیرساخت‌ها اصولی تجارت و محصولات اصلی را به نام طراحی غرفه پدیدار کردند.

در ابتدا به گمان خیلی از عوام این حرفه نوعی تجمل‌گرائی تلقی می‌شد و با گذشت زمان این امر به موضوعی بدیهی و بایدی برای هر کسب و کاری تبدیل شد، به زبانی دیگر وقتی مشارکت‌کنندگان نمایشگاه دیدند که با طراحی اصولی یعنی طراحی که در آن به زیبایی‌شناسی و کاربری غرفه به همراه اصول تاثیرگذار در ذهن مخاطبین (اصول روان‌شناسی به زبان طراحی) توجه شده باشد، می‌تواندچه نتایج شگفت‌انگیزی ایجاد کند، کم کم به این صنعت روی آوردند.

امروزه می‌بینیم در خیلی از بزرگترین رویدادها، مشارکت‌کنندگان حتی اقدام به طراحی مبلمان اختصاصی برای طراحی غرفه خود می‌کنند و این موضوع هر روز درحال گسترش روز افزون است.

دسته‌بندی طراحی غرفه نمایشگاه

• نمایشگاه‌های تجاری: این دسته از نمایشگاه‌ها به طور کلی برای پاسخگویی به نیازهای یک نوع خاص از کسب و کار و یا محصولات یک کشور خاص طراحی شده‌اند و فقط سعی در جذب افراد درگیر در این زمینه را دارند و عموم مردم به گونه‌ای سلیقه‌ای و به ندرت در آن پذیرفته می‌شوند، حتی گاها برخی از این نمایشگاه‌ها برای دفع بازدیدکنندگان کم‌ارزش برای ورود و بازدید از نمایشگاه بلیت‌های گران‌قیمت تعیین می‌کنند.
•  نمایشگاه محصولات مصرفی: این نمایشگاه‌ها عموما در راستای عرضه کالا و خدمات به صورت مستقیم است و به صورت دقیق هر غرفه بازار مخاطبین خود را برای فروش مستقیم مورد نشانه قرار می‌دهد و در این نمایشگاه‌ها بازدید برای عموم آزاد است.

تاکنون توضیحاتی در رابطه با خود نمایشگاه و تعاریف اولیه ارائه شده و حال ممکن است هر دو نوع نمایشگاه و یا حتی ترکیب این دو نوع نمایشگاه بنا به کسب و کار شما برایتان رخ دهد و در هر یک به نوع خود می‌بایست حضور به عمل آورید منتها طراحی غرفه نمایشگاه شما در هر یک از این نوع نمایشگاه‌ها متفاوت است و به عوامل زیادی بستگی دارد.

سناریوی بازدید در طراحی غرفه

بهترین روش برای اینکه به طراحی غرفه ایده‌آل خود برسید این است که یک سناریو برای بازدیدکننده‌ی غرفه برای خود تشریح کنید. به عنوان مثال بازدیدکننده از کنار غرفه من رد شده و با محصولات دم غرفه درگیر شده و کلمات کلیدی کسب و کار من را می‌بیند و از مشاور من که در کنار محصول است سوالی می‌پرسد و مشاور من به جای دادن جواب، او را به نوشیدن یک قهوه دعوت می‌کند و در حین نوشیدن قهوه نیازهای واقعی بازدیدکننده را بررسی کرده و در صورتی که لایق ارائه توضیحات باشد، ابتدا اسم و مشخصات فرد را یادداشت کرده و کاتالوگ A را ارائه می‌دهد و بعد شروع به توضیح محصول می‌کند. در صورتی که بازدیدکننده بیش از ۵ سوال پرسید، او را در لیست فرصت‌ها قرار داده و کاتالوگ B را ارئه می‌دهید. در صورتی که مشتری دقیقا سفارش خود را اعلام کرد، به او یک گیفت ارائه می‌کنیم و در صورتی که علاقه خود را به محصول نشان داد او را به VIP دعوت کرده و الباقی مذاکرات قرار داد را به مدیر میانی واگذار می‌کنیم.

این نوع سناریونویسی اولا کمک می‌کند بدانیم در طراحی غرفه هر المان را در کجا قرارداده و چگونه ارتباط بین این مراحل را رعایت کنیم و دوم اینکه به شما دیدی مناسب می‌دهد که چه ابزارهایی برای مستندات تبلیغاتی خود احتیاج دارید، شاید به جرئت بگویم یکی از مهم‌ترین کارهای شما نوشتن همین سناریو است پس با دقت تمام به این مهم رسیدگی کنید.

نکات کلیدی در طراحی غرفه نمایشگاه

نکات مهمی برای طراحی غرفه نمایشگاه وجود دارد که عمل به آن می تواند ارتباط کامل و جامعی ببین بازدیدکننده و ارائه کننده محصول ایجاد کند، چیزهایی که ما نیاز به دانستن آن ها داریم تا بتوانیم طراحی غرفه بی‌نقص و منحصر به فردی به شما ارائه دهیم را در ادامه برشمرده‌ایم.

۱- شرکت شما در چه زمینه ای پیشرو است؟

این می‌تواند شامل محصولات شما جهت فروش، خدماتی که ارائه می‌دهید و یا قدمت شرکت باشد.

۲- آیا تا الان غرفه نمایشگاهی داشته‌اید؟

اگر این اولین غرفه نمایشگاهی شما است، چه عواملی در طراحی غرفه نمایشگاه شما را تحت تاثیر قرار می‌دهد؟ اگر شما از غرفه نمایشگاه قبلی خود رضایت ندارید، چه عاملی باعث عدم رضایت شما شده است؟

۳- بودجه شما برای نمایشگاه چقدر است؟

بودجه پیشنهادی شما چقدر است؟ و آیا قابلیت افزایش دارد؟ در جهت پاسخگویی به این نیاز شما، می‌خواهم درباره تجارب قبلی شما درمورد طراحی غرفه نمایشگاه  بپرسم در واقع اگر قبلا در نمایشگاه حضور پیدا کردید و یک مقدار هزینه ای را انجام دادید، نسبت بین آن و درآمد از نمایشگاه را بدست آورید.

پس شما به درستی میدانید چه هزینه ای مناسب حضورتان است اگر هم نه بهتر است گوشی تلفن را برداشته به یکی از همکارانتان که کار مشابه با شما دارد و در نمایشگاه حضور یافته تماس بگیرید و از او بپرسید احتمالا با اختلاف ۱۰-۲۰ درصدی نسبت به میزان در آمد او شما نیز در آمد خواهید داشت.

شکل طراحی غرفه:

برای حضور موثرتر در هر نمایشگاهی باید در ابتدا بهترین جایگاه ممکنه را انتخاب کنید که شکل طراحی غرفه یکی از مهم‌ترین انتخاب‌های شماست زیرا بقیه کار طراحی شما حول همین انتخاب شما میگردد و به نوعی اساس و فونداسیون کار خود را با این انتخاب پایه‌ریزی می‌کنید نکاتی چند در این انتخاب مهم بوده که به تفسیر در ذیل به آن می‌پردازیم.

در قدم اول باید بررسی کنید که کدام مدل از اشکال غرفه به نوع خواسته شما مناسب است، یعنی در ابتدا باید هدفتان را از حضور در نمایشگاه و نیز سناریو رفتار مشتریان خود را شناسائی کنید.

جانمایی غرفه نمایشگاه:

بسیار مهم است که جانمائی غرفه شما در کدام سالن و در کجای سالن باشد عوامل موثر در این میان در ادامه برای شما عزیزان شرح داده شده است.

انتخاب سالن مناسب/ تردد و جذب مخاطب:

طبق آماری که احتمالا پس از گشت و گذار فراوان در اینترنت اگر بدست بیاورید متوجه خواهید شد که تفاوت بین سالن های پر بازدید به کم بازدید یک به ده است یعنی اگر در یک دوره نمایشگاه شما ۲۰۰۰ بازدیدکننده در محبوب‌ترین سالن‌ها داشته باشید حدود ۲۰۰ بازدیدکننده در سالن‌های غیرمهم حضور می‌یابند که البته این بستگی به محبوبیت سالن و امکانات فیزیکی اولیه (مانند نو بودن و بلند ارتفاع بودن و...) و امکانات رفاهی سالن (مانند سیستم تهویه هوا و … ) دارد.

انتخاب سالن مناسب/ انتخاب سالن تخصصی:

در سال‌های اخیر با تدبیری که توسط دست‌اندرکاران اندیشیده شده در نمایشگاه‌های مختلف سالن‌های نمایشگاه‌ها به صنعت‌های همان حوزه واگذار شده و اگر در نمایشگاهی که شما هم حضور پیدا می‌کنید این روند به همین صورت است بهتراست بگویم این اتفاق برای شما  منافع زیادی دارد اول اینکه در کنار رغیبان بزرگ خود می‌توانید قدرتمندتر حاضر شوید و دوم اینکه مشتریان بزرگ نیز در همین سالن‌ها قطعا حضور می‌یابند و این فرصتی گرانبها برای شماست و تنها تهدید این شیوه برای شما این است که اگر سالن شما دور افتاده و یا نامرغوب باشد، باید قطعا از کنار رقبا بودن فاصله گرفته و در سالنی استاندارد با بازدیدکننده ایده‌آل برای حضور انتخاب کنید.

منبع: متدکس