صورتجلسه عبارتست از تأییدیه مقدار  و صحت کارهای اجرا شده طبق نقشه‌های اجرایی یا دستور کار ابلاغ‌شده. به این صورت‌جلسه اصطلاحا صورتجلسه تحویل نیز گفته می‌شود. هر صورتجلسه باید دارای موضوع، تاریخ و شماره باشد و باید به تایید تمام عوامل اجرایی اعم از پیمانکار، مهندس مشاور و کارفرما برسد.

صورتجلسه نوشته‌ای است که در آن رویدادهای جلسه ثبت شده و به امضای تک تک اعضا رسیده باشد.

صورتجلسات هماهنگی: عمدتا جهت تصمیم‌گیری‌های کلان و تصویب مصالح انجام می‌گیرد.

صورتجلسه مقدار: هر آنچه که در نقشه‌ها بعد ندارد و یا دفنی است و پوشیده می‌شود و یا در آینده جهت کنترل آن نیاز به مطالب تکمیلی است مانند عملیات خاکبرداری، لوله‌کشی، کابل‌کشی و … به جهت تسریع در روند رسیدگی آینده و حضور به ذهن داشتن افراد مقیم توصیه شده است صورت‌جلسه شود.

گاهی پیش می‌آید که در حین اجرای تغییراتی در مصالح و یا نقشه‌های اجرایی توسط کارفرما داده می‌شود و یا قسمت‌هایی از کار پس از اجرا روی آن پوشیده شده و کنترل در صورت وضعیت قطعی امکان ندارد لذا برای آنکه در تهیه و تنظیم رسیدگی به صورت وضعیت‌ها مشکلی پیش نیاید باید دستور کار و صورتجلسه (صورت مجلس) تهیه شود. پیمانکار برای انجام قسمت‌های مختلف نیاز به مجوز شروع یا دستور کار از طرف کارفرما یا ناظر پروژه دارد.

در تنظیم صورتجلسات باید موارد زیر مورد توجه قرار گیرد:

۱- صورتجلسات باید در حین اجرای عملیات و بر اساس نقشه‌های اجرایی، مشخصات فنی عمومی، مشخصات فنی خصوصی و دستور کارها تهیه شوند و شامل حداقل اطلاعات زیر باشند:

• نام کارفرما، مهندس مشاور، پیمانکار، شماره، تاریخ پیمان و موضوع پیمان،
• ذکر دلایل و توجیهات فنی لازم برای اجرای کار موضوع صورتجلسه،
• ارایه توضیحات کافی و ترسیم نقشه با جزئیات کامل و بیان مشخصات فنی کار،
• متره کردن کار و محاسبه مقادیر و احجام عملیات.

۲- صورتجلسات باید به امضای پیمانکار، مهندس ناظر مقیم، مهندس مشاور و کارفرما (در موارد تعیین شده) برسد. تمامی صورتجلسات باید توسط کارفرما به مهندس مشاور برای اعمال صورت وضعیت به همراه موضوع کار و جدول خلاصه مقادیر ابلاغ شود. صورتجلسات فاقد ابلاغ کارفرما معتبر نبوده و قابل استناد نیست. ابلاغ صورتجلسات توسط کارفرما به منظور مستندسازی مدارک و صورتجلسات بوده و از تعهدات و مسئولیت‌های مهندس مشاور و پیمانکار نمی‌کاهد.

۳- تاریخ ابلاغ کارفرما باید با زمان اجرای عملیات موضوع صورتجلسه مطابقت داشته باشد. در غیر اینصورت و سپری شدن سه ماه از زمان اجرای کار، صورتجلسه قابل استناد نخواهد بود.

۴- هرگونه پرداخت به پیمانکار از بابت کار انجام شده قبل از تنظیم و ابلاغ صورتجلسه مجاز نیست.

تذکر مهم:

۱- عملیاتی که پس از انجام کار پوشیده می‌شود و امکان بازرسی کامل آنها بعدا میسر نیست، مانند پی کنی‌ها و نصب میلگرد، باید کطابقت آنها با نقشه‌های اجرایی، مشخصات فنی و دستور کارها، حین اجرای کار و قبل از پوشیده شدن، با مهندس مشاور صورتجلسه شود.

۲- ردیف‌هایی که به صورت اضافه بهای اجرای کار زیر تراز آب زیرزمینی پیش‌بینی شده است، شامل هزینه‌های کندی پیشرفت کار در محیط آبدار و تخلیه آب با تلمبه موتوری است و در صورتی پرداخت می‌شود که لزوم استفاده از تلمبه موتوری یا وسیله مشابه آن به تایید مهندس مشاور برسد و پس از انجام کار صورت مجلس شود. ردیف‌های انجام شده به آن قسمت از عملیات که زیر تراز آب زیرزمینی انجام شود، تعلق می‌گیرد.

اهم کارهایی که به دستور کار یا صورتجلسه نیاز دارند:

۱. تمام تغییراتی که در نقشه‌ها به هر علتی ایجاد شده باشد.

۲. دستور کار جهت حذف یا اضافه کردن قسمتی از کار

۳. توقف کارها و یا سرعت بخشیدن به کارها

۴. در صورتی که نوع مصالح مصرفی در نقشه‌ها مشخص نشده باشد.

۵. عمق پی سازه در صورتی که در نقشه‌ها مشخص نشده باشد.

۶. پی کنی و پی‌سازی در عمق اضافی

۷. به طور کلی تمام آیتم‌ها و کارهایی که در نقشه به صورت واضح و روشن نیامده باشد.

منبع: کتاب متره و برآورد ابنیه و نکات کاربردی پیمانکاری، مهندس مصطفی ثمریها

تهیه کننده: محبوبه پوریوسفی