ضرورت تدوین و ارائه برنامه جامع توسط هیئت مدیره جدید در سازمانهای نظام مهندسی ساختمان

مهندس محمدحسین مسعودی- عضو هیئت رئیسه گروه تخصصی عمران و مدیر اسبق گروه ها و کمیسیونهای سازمان نظام مهندسی ساختمان استان تهران
از نشانه های یک سازمان زنده و پویا، داشتن برنامه ای جامع با معیارهایی چون زمانبندی اجرا و شاخصهای کمی پیشرفت می باشد. در زمانیکه به علت تعدد کارهای مغفول مانده و نیمه¬تمام، انتظارات اعضاء از یک سازمان زیاد باشد، درصورت عدم برنامه ریزی صحیح قبل از شروع فعالیتها، باید از ایجاد یک بی نظمی بالا در فعالیتها و آسیبهای ناشی از سلیقه های تحمیلی استقبال نمود. باوجود یک برنامه مناسب، اولویتها معرفی و انتظارات از آن سازمان در محدوده های تعریف شده مشخص می شود.
براین اساس چنانچه در دوره هفتم سازمانهای نظام مهندسی ساختمان، اعضای هیئت مدیره بتوانند بر امور جاری و روزمره فائق آمده و قبل از هرگونه اقدام ابتدائاً برنامه سازمان متبوع خود را در سه بخش کوتاه مدت(یکساله)، میان مدت(دوساله) و بلندمدت(سه ساله) تدوین نمایند، علاوه بر ایجاد تفاوت اساسی در عملکرد خود نسبت به دوره های پیشین، امکان مدیریت صحیح و مدرن امروزی و همچنین پاسخگویی مکفی به جامعه مهندسی ساختمان را نیز فراهم خواهند آورد و در صورت عدم توجه به این مهم باید پذیرفت که مهمترین تغییر در سازمانها فقط می تواند تغییر ظاهری در افراد هیئت مدیره ها باشد!
برای اثبات اهمیت تنظیم یک برنامه جامع قبل از هرگونه اقدام و همچنین ضرورت تعیین و تشخیص اولویتها در فعالیتها، روند اقدامات هیئت مدیره دوره ششم در استان تهران و مصداقهایی از خطاهای حادث شده، اجمالاً و بشرح ذیل مورد آسیب-شناسی قرار گرفته است:
بدون پشتوانه یک برنامه و صرفاً با تقلیدی اشتباه از فعالیتهای دوره های گذشته و پس از تعیین هیئت رئیسه سال اول، به تعیین اعضای حداقل 30 گروه و کمیسیون پرداخته شده و بدون توجه به شرح وظائف و حجم کارهای مربوطه و حتی بدون تخصیص منابع صحیح، مشاهده شد که اغلب گروه ها و کمیسیونها دارای اعضای هم رده(اعضای هیئت مدیره) و مشترک بالایی بوده و هرگروه یا کمیسیون فارغ از نیاز سازمانی و عقبه کارشناسی لازم، بسته به میزان نزدیکی ارتباط با هیئت رئیسه، طرح یا پیشنهاد خود را به صحن هیئت مدیره آورده و بعضاً مصوبه اخذ می نمود. این موضوع به جناح بندی های متعدد اعضای هیئت مدیره دامن زده تا جایی که در اغلب تصمیمات حتی انتخاب اعضای هیئت رئیسه و مناصب شغلی سازمانی، منافع فردی بر مصلحتهای سازمانی پیشی گرفت و هیئت مدیره وقت در حلقه امور داخلی که خود آن¬را ناآگاهانه و شاید آگاهانه تنیده بود، اسیر شد و امکان رایزنی و تعاملات موثر برون سازمانی از ایشان سلب گردید. به دلیل مشکلات مذکور و البته علی رغم تمایل آنها هیچوقت بودجه سازمان، عملیاتی طراحی نشد و اغلب وقت جلسات هیئت مدیره و هیئت رئیسه به طرح موضوعات فرعی و مصوبات کم ارزش بسنده شد. در این مدت همانند دوره های گذشته مجامع عمومی بعنوان بالاترین رکن سازمان هم، با نازل ترین کیفیت برگزار شده و چالش های مختلف، مانع از مدیریت صحیح جلسات مربوطه می شد.
این رویه به دلیل فقدان یک برنامه جامع و حاکم شدن بی نظمی ها و بعضاً موازی کاری های گسترده در سازمان و نهایتاً پنهان شدن اولویتها در حجم گسترده فعالیتها، در تمام سنوات هیئت مدیره دوره ششم تکرار شد و در نهایت به زعم کارشناسان، امکان ارائه عملکرد مناسب از هیئت مدیره مذکور جهت دفاع از اقدامات متعدد انجام شده تا حدّ زیادی میسر نگردید.
کم توجهی به امور گروه های تخصصی و عدم استفاده مناسب از ظرفیت آنها و تشکیل بیش از 50 کارگروه، کمیته، کمیسیون تنها با مشارکت قریب به 100نفر که اقدامات هریک از مجموعه ها متنوع بوده و هیچگونه هدف و برنامه مشخصی برای ارزیابی عملکرد آنها وجود نداشته است، عدم استفاده از ظرفیت اعضاء و تشکلها درجهت برونسپاری و ایجاد فرصتی برای شناسایی و ارزیابی آنها و جلوگیری از رشد بی رویه کاندیداها و تشکلهای بی مایه که صرفاً در زمان انتخابات حضور و بروز یافتند، همه و همه دستاورد سازمانی است که برنامه در آن جایگاه و ارزشی نداشته است.
اما راهکار و روند رفع این مشکلات چیست؟
به تحقیق، تدوین برنامه جامع تنها راهکار رفع مشکلات مذکور می باشد. اهمیت این مسئله تا آنجاست که می تواند نسبت به انتخاب هیئت رئیسه سال اول در سازمانها نیز در اولویت قرار گرفته و حتی درصورت درک صحیح آن، یکی از مهمترین معیارها برای انتخاب شایسته هیئت رئیسه در سازمانها و سایر انتخابها و انتصابات مربوطه قرار گیرد. یک برنامه جامع می-تواند نیازمندی ساختار و چیدمان سازمانی را به درستی مشخص نماید و تنظیم یک بودجه عملیاتی را محقق سازد. لذا حل مشکلات فعلی و امکان پیشرفت و توسعه پایدار و نهایتاً جلب رضایت جامعه مهندسی و جامعه بهره¬مند از خدمات مهندسی پیش از هر اقدامی به تدوین چنین برنامه ای وابسته خواهد بود.

به امید آنکه در ابتدای فعالیت هیئت مدیره منتخب دوره هفتم شاهد تدوین و ارائه برنامه هایی جامع با مشخصات ذکر شده برای هریک از سازمانهای نظام مهندسی ساختمان در سطح کشور باشیم.