مقاله تحلیلی: 5 نکته کاربردی برای مدیران پروژه

 نقش مدیران پروژه، کنترل و نظارت بر پروژه‌های ساخت‌وساز از ابتدا تا انتهای آن است. آن‌ها باید از انجام کارها در قالب زمان و بودجه تعریف‌شده اطمینان حاصل کنند. گستره کاری مدیران پروژه در شرکت‌های مختلف، متفاوت است اما معمولاً مسئولیت نظارت و کنترل بودجه، ارتباط با مالک یا مالکان، معماران و مهندسان، انتخاب و استخدام پیمانکاران جزء، زمان‌بندی و برنامه‌ریزی کارها و اطمینان از تحویل به‌موقع مصالح و تجهیزات را بر عهده دارند.

مدیران پروژه موفق باید دید کلی به پروژه داشته باشند و اطمینان حاصل کنند که پروژه مطابق با برنامه زمانی و بودجه تعیین‌شده تکمیل می‌شود. درعین‌حال این فرد موظف است که پروژه را مطابق با الزامات کیفی تعیین‌شده در قوانین تحویل دهد.

در اینجا به 5 نکته مهم و کاربردی برای مدیران پروژه اشاره می‌کنیم.

برنامه‌ریزی و زمان‌بندی

برای اینکه پروژه خود را با موفقیت به پایان برسانید باید برای برنامه‌ریزی و زمان‌بندی وقت کافی صرف کنید. با دقت نقشه‌ها و مشخصات را بررسی کنید تا به درک درستی از محدوده کارهای پروژه برسید. با اعضای تیم خود در جهت سازمان‌دهی و هماهنگی وظایف به نحوی منطقی و با بیشترین بهره‌وری همکاری کنید.

اطمینان حاصل کنید که منابع لازم برای اجرای برنامه تهیه‌شده در اختیار دارید و همچنین از پیشروی پروژه مطابق با زمان‌بندی مطمئن شوید. این کار مدیریت و نظارت بر نیروی انسانی، مصالح، ابزار و تجهیزات را شامل می‌شود.

آمادگی داشته باشید تا در صورت بروز مشکلات، اصلاحات لازم را در برنامه اعمال کنید. باید در جهت پیشروی پروژه مطابق با برنامه زمان‌بندی و بودجه به‌اندازه کافی جدی باشید ولی درعین‌حال باید برای اعمال اصلاحات در برنامه در جهت ادامه پروژه و جلوگیری از تأخیر در آن، به حد کافی انعطاف‌پذیر باشید.

ارتباطات

شاید بتوان توانایی برقراری ارتباط به نحو مؤثر را مهم‌ترین مهارتی دانست که یادگیری آن برای مدیر پروژه ضروری است. یک مدیر پروژه خوب باید مهارت لازم برای ارتباطات نوشتاری و کلامی داشته باشد. تمام ارتباطات باید واضح و کوتاه باشند. گاهی اوقات یک ایمیل یا متن همه‌چیزی است که برای انتقال پیام به آن نیاز دارید. در شرایطی هم ممکن است از تلفن بدین منظور استفاده کنید و با جلسه‌ای فوری ترتیب دهید.

طرحی در جهت تعیین نوع ارتباطات در شرایط مختلف تهیه کنید و همچنین مشخص کنید که چه اطلاعاتی با چه افرادی باید به اشتراک گذاشته شود.

جریان ارتباطات، روند ساخت‌وساز را تحت تأثیر قرار می‌دهد. مشکلات و تاخیرات زمانی ظاهر می‌شوند که ارتباط افراد قطع می‌شود یا چالش‌های موجود بررسی نمی‌شوند. پروژه در صورتی روندی یکنواخت را طی خواهد کرد که هر فرد با سایرین ارتباط مؤثری داشته باشد.

مقابله با مشکل

صرف‌نظر از اینکه شما یک پروژه را مدیریت می‌کنید یا چند پروژه را به‌صورت هم‌زمان، شما می‌توانید به‌سادگی با توجه و بررسی باگ‌ها، به آن‌ها غلبه کنید. سعی نکنید همه کارها را یک‌باره و فوری باهم انجام دهید. داشتن چندوظیفه به‌صورت هم‌زمان چیزی نیست که هر کسی از عهده آن برآید. تلاش برای انجام چندین کار به‌صورت هم‌زمان منجر به بروز اشتباه یا خطا در قضاوت می‌شود که همین موضوع باعث مشکلات بزرگ‌تر می‌شود.

در عوض مشکلات و موضوعات را اولویت‌بندی کنید. بعضی ممکن است ابتدا مسائل کوچک‌تر و سپس مسائل بزرگ‌تر را مورد توجه و رسیدگی قرار دهند. بعضی دیگر ممکن است ابتدا به مسائلی بپردازند که بیشترین اثر را بر پروژه دارند. این مسائل ممکن است مالی فقدان بهره‌وری یا مواردی دیگر باشد. با تیم خود صحبت کنید تا به بهترین راه‌حل که از تاخیرات و وقفه‌ها در پروژه جلوگیری می‌کند، دست یابید.

مدیریت زمان

مدیران پروژه هر روز با مسائل و چالش‌های بسیاری روبرو می‌شوند. مدیران پروژه تقریباً در تمام جنبه‌های پروژه ورود می‌کنند، ازاین‌رو توانایی مدیرت زمان به نحو مؤثر امری ضروری است. اگر نتوانید این کار را به‌درستی انجام دهید، بسیار بعدی است که بتوانید در مدیرت پروژه موفق عمل کنید.

روز خود را بر اساس مواردی که نیاز به فوری به رسیدگی دارند و مواردی که می‌توان در اولویت بعدی به آن‌ها پرداخت، اولویت‌بندی کنید. وقت خود را با درگیر شدن با مسائلی که نیاز به اقدام فوری ندارند، هدر ندهید. به خاطر داشته باشید که لزومی ندارد هر ایمیل هر زمان که دریافت شد، فوری پاسخ داده شود.

یکی از کارهایی که باید یاد بگیرید این است که کارها را به اعضای تیم پروژه واگذار کنید. درصورتی‌که افراد مناسبی را در تیم خود دارید، می‌توانید مدیریت جزئیات را از لیست کارهای خود حذف کنید. تا زمانی که ارتباط خود را با اعضای تیم حفظ می‌کنید، بهتر است که به تخصص آن‌ها در تصمیم‌گیری و رسیدگی به امور واگذارشده به آن‌ها اعتماد کنید.

درس گرفتن از اشتباهات و موفقیت‌ها

پس از تکمیل پروژه، جلسه‌ای با اعضای تیم تشکیل دهید و به ارزیابی عملکرد تیم خود بپردازید. همیشه فرصت برای پیشرفت وجود دارد. ازاین‌رو درباره هر مسئله نگران‌کننده و چگونگی انجام بهتر پروژه بعدی تبادل‌نظر کنید. در این جلسه حتماً به موفقیت‌های کسب‌شده هم اشاره کنید. همچنین درباره چگونگی انتقال تجربیات آن به پروژه بعدی بحث کنید.

در مورد مشکلات به وجود آمده و نحوه مقابله با آن‌ها صحبت کنید. آیا این بهترین راه‌حل بود؟ آیا گزینه دیگر بود که نتیجه بهتری را به همراه داشته باشد؟ آیا پروژه مطابق با زمان و بودجه تعریف‌شده تحویل داده شد؟ آیا توانستید که پروژه را مطابق با برنامه و زمان‌بندی و به شکلی که انتظار می‌رفت پیش ببرید؟ اگر نه چه تغییراتی باید اعمال می‌شد؟ آیا بهره‌وری در سطح قابل قبولی بود یا آیا ممکن بود بهتر از این باشد؟

سؤالاتی از این قبیل به شما کمک می‌کنند که ارزیابی درستی از عملکردتان در پروژه داشته باشید و همچنین راه‌حل‌های بهتری را که می‌توانید در پروژه‌های بعدی به کار گیرید، مشخص می‌کنند.

منبع

نوشته شده توسط تیم مترجمین موسسه 808

اگر دوست دارید به تیم مترجمین 808 بپیوندید، با ما تماس بگیرید.

دریافت فایل PDF مقاله برای اعضای VIP رایگان است. سایر کاربران با پرداخت 500 تومان می توانند اقدام به دریافت این فایل کنند.