مقاله تحلیلی: 4 اشتباه رایج در مدیریت پروژه که باید آن‌ها را ترک کنید

مقاله تحلیلی: 4 اشتباه رایج در مدیریت پروژه که باید آن‌ها را ترک کنید

شرکت‌های عمرانی و معماری معمولاً در هر بازه زمانی مشخص روی چند پروژه هم‌زمان کار می‌کنند. برای موفقیت این قبیل شرکت‌ها وجود دو عامل مدیران پروژه اختصاصی و یک استراتژی جامع مدیریت پروژه قطعاً یک ضرورت محسوب می‌شود. با توجه به اهمیت این موضوع، ضروری است که خطاهای رایج در مدیریت پروژه را بشناسید. از وقوع اغلب این خطاها می‌توان با انجام اقدامات ساده جلوگیری کرد. در ادامه نگاهی به چهار مورد از این خطاها خواهیم داشت.

۱- فقدان یا کمبود ارتباطات

یکی از مهارت‌های لازم برای یک مدیر پروژه توانایی برقراری ارتباط در سطح بالا است. در حالت ایده آل، هر پروژه با یک جلسه آغاز می‌شود و از این رو اعضای تیم پروژه می‌توانند در خصوص اهداف پروژه به بحث و گفتگو بپردازند. این جلسه فرصت خوبی برای شناخت مدیر پروژه و بررسی انتظارات اعضا و مدیر پروژه است.

 مدیر پروژه باید برای پیش برد پروژه، کارها را به کارهای کوچک‌تری تقسیم کند، این کارها را به افراد محول کند و نهایتاً اطمینان حاصل کند که هر عضو تیم پروژه به درک دستی از نقش، وظایف و اولویت‌ها رسیده است.

ارتباط افراد درگیر باید در طول کل پروژه حفظ شود تا از این طریق همواره اعضای تیم پروژه و کارفرما در جریان آخرین تغییرات و اطلاعات باشند. انتخاب با شماست که چه کانالی را برای ایجاد ارتباطات خود انتخاب کنید. تعیین بازه‌های زمانی برای برگزاری جلسات یا ایجاد ارتباطات را مدیر پروژه تعیین خواهد کرد.

۲- استفاده از نرم‌افزارهای مبتدی و سطح پایین برای مدیریت پروژه

 آیا هنوز هم از برنامه اکسل برای مدیریت پروژه‌ها استفاده می‌کنید؟ یک نرم‌افزار مدیریت پروژه باید دید واضحی از پروژه در اختیار شما قرار دهد، برای تخصیص کارها به شما کمک کند و همچنین روند پیشرفت پروژه را به شما نشان دهد. اطمینان حاصل کنید که نرم‌افزار مورد استفاده پاسخگوی نیازهای شما هست و همچنین هر عضو از تیم پروژه به‌راحتی می‌تواند با این نرم‌افزار کار کند.

۳- عدم ارزیابی یا سنجش منظم

یک استاندارد برای اندازه‌گیری پیشرفت پروژه از همان ابتدا و آغاز کار تعریف کنید. در حالت ایده آل، باید برنامه‌ریزی کنید که این بررسی‌ها به‌صورت هفتگی انجام شود.‌ با این کار از پیشروی درست پروژه و هماهنگی آن با برنامه زمان‌بندی اطمینان حاصل می‌شود. همچنین در صورتی که پیشرفت کار از برنامه زمان‌بندی عقب‌تر باشد، همواره چارچوبی برای ایجاد اصلاحات لازم خواهید داشت.

راه‌حل‌ها ممکن است پیچیده باشند و شما را با شاخص‌های عملکردی کلیدی به نسبت بیشتر از آنچه نیاز دارید، مواجه کنند. اگر نرم‌افزار مدیریت پروژه شما داشبوردهایی با قابلیت اعمال تنظیمات دلخواه داشته باشد و همچنین ارائه گزارش‌ها به‌سادگی صورت گیرد، می‌توان آن را یک مزیت بزرگ دانست. به این ترتیب این شما هستید که تصمیم خواهید گرفت روی چه شاخص‌های کلیدی عملکردی تمرکز کنید. پس از آن است که می‌توانید به جمع‌آوری اطلاعات مورد نیاز بپردازید.

به یاد داشته باشید که پیگیری خارج از نرم‌افزار (به‌صورت مستقیم توسط مدیر پروژه یا هر فردی که این کار به او محول شده است)،‌ جنبه‌ای نیست که بتوانید آن را نادیده بگیرید. بهتر است از نرم‌افزارهایی برای مدیریت پروژه استفاده کنید که قابلیت پیشرفت گیری پروژه را بر طبق زمان داشته باشند. از این طریق می‌توانید حجم کار انجام شده و همچنین بهره‌وری اعضای تیم پروژه را ارزیابی کنید.

۴- عدم مدیریت خزش محدوده پروژه

همچنان که پروژه در جریان است،‌ کاهی متوجه خواهید شد که بعضی موارد نیاز به تغییر دارند و یا مشتری/ کارفرما از شما می‌خواهد تا اصلاحاتی را اعمال کنید. در این شرایط بهتر است با کارفرما ارتباط برقرار کنید و در مورد تغییرات مورد درخواست و نحوه اعمال آن‌ها به بحث بپردازید.

برای اینکه بتوانید در خصوص این تغییرات تصمیم‌گیری و همچنین آن‌ها را اولویت‌بندی کنید، لازم است یک چارچوب تعریف کنید. انتظار این را نداشته باشید که کارها در یک پروژه بدون هیچ تغییر در محدوده پروژه انجام شوند. کاری که می‌توانید انجام دهید، داشتن آمادگی لازم برای مقابله با این شرایط از طریق تهیه برنامه زمان‌بندی و همچنین واقف بودن به این موضوع است که چگونه این درخواست تغییرات را قبل از آنکه دیر شود، مورد بررسی قرار دهید.

مدیریت قوی نیز از اهمیت بالایی برخوردار است بنابراین هنگامی که با درخواست‌های تغییر مواجه می‌شوید، هدف نهایی پروژه را فراموش نکنید.

اگر فکر می‌کنید هر کدام از این خطاها برای شما آشنا هستند،‌ سعی کنید سریعاً در جهت رفع آن‌ها اقدام کنید. ارتباطاتتان را اولویت‌بندی کنید و مطمئن شوید که ابزار مناسبی برای ساده‌سازی فرآیندهای پروژه در اختیار دارید.

منبع

نوشته شده توسط تیم مترجمین موسسه 808

اگر دوست دارید به تیم مترجمین 808 بپیوندید، با ما تماس بگیرید.

دریافت فایل PDF مقاله برای اعضای VIP رایگان است. سایر کاربران با پرداخت ۵۰۰ تومان می توانند اقدام به دریافت این فایل کنند.

PDF

برای مشاهده کامل این محتوا می بایست مبلغ مورد نیاز را از اعتبار خود پرداخت کنید

برای کاربران ویژه رایگان است

نوع فایل دریافتی :
PDF
اعتبار مورد نیاز : 500 تومان
دریافت فایل PDF و حمایت از ترجمه کنندگان500 تومان
پرداخت 500 تومان و مشاهده محتوا
درباره نویسنده
عکس‌های baharehbl328

بهاره بهرامی

فارغ التحصیل مهندسی مدیریت پروژه. علاقه مند به زبان انگلیسی و ترجمه به خصوص به متون تخصصی عمران و معماری. سرپرست تیم مترجمین 808 و پشتیبان محتوای سایت.
سوالات مرتبط
عکس کاربر
2پاسخ
نرم افزار مناسب برای مدیریت پروژه چیست؟
از پریماورا در چه پروژه هایی استفاده می شود؟ این پروژه ها چه تفاوت هایی دارند که در آنها msp قابل استفاده نیست؟
عکس کاربر
7پاسخ
برای ورود به حرفه به کار عملی در رشته عمران بایست از کجا شروع کنم؟
سلام.خسته نباشید.من مدرک کارشناسی عمران دارم ولی متاسفانه با هیچکدام از نرم افزارهای مربوط آشنایی ندارم .به رشته ی خودم خیلی علاقمندم ولی توی دانشگاه مطلب خاصی یاد نگرفتم. میخواستم از شما مشاوره بگیرم که از کجا شروع کنم؟البته ارشد هم قبول شدم در رشته مدیریت پروژه ولی علاقه شدیدی به راهسازی دارم. ممنون میشم راهنماییم کنید که چطور و از چه مباحثی باید شروع به یاد گرفتن نرم افزار بکنم.(تقریبا هیچی بلد نیستم بجز اینکه ریاضیات و استاتیک و تحلیل سازه و فولاد حل کنم)
ورود به بخش پرسش و پاسخ
  • برای ارسال دیدگاه وارد شوید یا ثبت نام کنید .
  • Comments

    لینک دانلود موجود نیست

    عکس‌های harryv72
    harryv72

    اصلاح شد.

    عکس‌های baharehbl328
    baharehbl328

    در دانشنامه 808 بیشتر بخوانید ...

    تقویم آموزشی

    30 مهر 1398
    موسسه غیرتجاری فرهنگی هنری نشر فن آریا
    12 آبان 1398
    مرکز تحقیقات راه، مسکن و شهرسازی
    20 آبان 1398
    پژوهشگاه بین‌المللی زلزله‌شناسی و مهندسی زلزله
    21 آبان 1398
    مرکز تحقیقات راه، مسکن و شهرسازی
    28 آبان 1398
    دانشگاه صنعتی مالک اشتر
    28 آبان 1398
    دانشگاه شهید بهشتی
    28 آبان 1398
    مرکز تحقیقات راه، مسکن و شهرسازی
    5 آذر 1398
    مرکز تحقیقات راه، مسکن و شهرسازی
    19 آذر 1398
    دانشگاه میعاد با همکاری دانشگاه شیراز
    19 آذر 1398
    مرکز تحقیقات راه، مسکن و شهرسازی
    26 آذر 1398
    دانشگاه جامع علمی کاربردی سازمان همیاری شهرداری ها
    2 دى 1398
    سازمان بسیج مهندسی صنعتی استان گیلان
    30 دى 1398
    دانشگاه جامع علمی کاربردی سازمان همیاری شهرداری ها
    5 اسفند 1398
    مرکز مطالعات و تحقیقات علوم و فنون بنیادین در جامعه
    18 آبان 1399
    کمیته ملی سدهای بزرگ ایران

    موسسه 808 نماینده موسسات جهانی در ایران

    پکیج استثنایی 808