قاعده 20/80 بدین معنا است که در هرچیزی، میزان اندکی (20 درصد) دارای اهمیت حیاتی و بسیاری (80 درصد) کم اهمیت و یا دارای اهمیت ناچیز است. در مورد پارتو این قاعده بدین معناست که 20 درصد مردم 80 درصد ثروت را در اختیار دارند. در کار اولیه جوران چنین بیان شده است که 20 درصد نواقص باعث 80 درصد مشکلات می شوند. مدیران پروژه‌ها می‌دانند که 20 درصد کار (اولین ده درصد و آخرین ده درصد) 80 درصد زمان و منابع را صرف می‌کند. می‌توانیم قاعده 20/80 را در مورد تقریباً هرچیزی بکار ببریم، از علم مدیریت گرفته تا جهان فیزیک.

 بعنوان مثال، شاید توجه کرده باشید که 20 درصد از لوازم شما بیش از 80 درصد فضای انبار خانه را اشغال می‌کنند و نیز 80 درصد لوازم را 20 درصد از فروشندگان عرضه کرده‌اند. همچنین 80 درصد فروش ناشی از فعالیت 20 درصد کارکنان بخش فروش است. بیست درصد کارکنان شما مسئول 80 درصد مشکلات هستند اما بیست درصد دیگر، هشتاد درصد تولید را فراهم می‌کنند. این قاعده در هر دو مورد صادق است.

 این قاعده چگونه می تواند به ما کمک کند؟

ارزش اصل پارتو برای یک مدیر در این است که به او متذکر می‌شود بر 20 درصد چیزهای مهم تمرکز کند. از میان کارهایی که در طول روز انجام می‌دهیم، تنها 20 درصد دارای اهمیت واقعی هستند آن 20 درصد، 80 درصد نتایج را تولید می‌کنند. باید این موارد مهم را شناسایی نموده و بر آنها تمرکز کرد. برنامه کاری روزانه خود را مرور کنید. اگر بتوان از موردی طرفنظر کرد، اگر چیزی از قلم افتاده است، بدانید که به آن20 درصد امور مهم تعلق ندارد.

 در آن زمان یک تئوری مدیریت رواج داشت که پیشنهاد می‌کرد اصل پارتو را بعنوان مولد مدیریت فوق ستاره تعبیر کنند. بنا به ادعای این تئوری، از آنجاییکه 20 درصد نیروهای کاری مسئول تولید 80 درصد از دستاوردها هستند، ما بعنوان یک مدیر باید وقت محدود خود را بر مدیریت تنها آن 20 درصد محدود کنیم، افرادیکه فوق ستاره نامیده می‌شوند. این تئوری مغشوش است، زیرا از این حقیقت غفلت می‌کند که 80 درصد وقت ما صرف امور مهم می‌شود. کمک به افراد در جهت ارتقا و پیشرفت کاری، استفاده مناسبتری از زمان است و کمک می‌نماید دستاوردهای خوب مبدل به دستاوردهای فوق‌العاده شوند. اصل پارتو را در مورد تمام فعالیتهایمان می‌توانیم بکار بریم، اما در استفاده از آن باید نهایت احتیاط و خردمندی را اعمال کرد.

اصل پارتو و یا بعبارتی قاعده 20/80 می تواند بعنوان یک یادآوری روزانه در خدمت ما باشد و به ما یادآور شود که 80 درصد زمان و انرژی خود را بر 20 درصد آنچه واقعاً مهم است، متمرکز کنیم. تنها هوشمندانه کار نکنید، بلکه هوشمندانه بر روی چیزهای درست و مهم کار کنید.

 مطابق اصل پارتو، با توجه به نکات فوق، پیشنهادهای زیر برای افزایش بهره وری در سازمان پیشنهاد می شود:

• باید معلوم شود 20 درصد بالای جدول کارکنان چه کسانی هستند (کسانی که 80 درصد تصمیم‌ها را اخذ می‌کنند)،
• رهبر باید 80 درصد از وقتی را که برای ملاقات با کارکنان اختصاص داده به این 20 درصد اختصاص دهد،
• رهبر باید 80 درصد بودجه پرورش کارکنان را صرف این 20 درصد کند،
• رهبر باید آن 20 درصد کار را که 80 درصد درآمد دارد، معلوم کند و دستیاری را آموزش دهد تا آن 80 درصد کارهای کم اهمیت را اداره کند. با این روش وقت بیشتری برای رسیدگی به کارهای خلاقانه باقی می ماند.

+ منبع