مقاله تحلیلی: نکاتی برای غلبه بر چالش های رایج مدیریت از راه دور تیم ساخت و ساز

با شیوع کووید 19 طی چند ماه گذشته، با چالش های زیادی روبرو شده ایم. محدودیت در ارتباطات اجتماعی با تعطیلی سایت ها و کارگران بیمار، صنعت ساخت‌وساز را به چالش کشیده است. شرایط جدید، افراد را وادار به کار در دفاتر خانگی و دور از هم ولی در حقیقت در کنار هم کرده است.

چالش کنونی، ایجاد تعادل بین زندگی و کار از راه دور است که خود فشاری بر شرکت ها برای سازگاری سریع با شرایط و سرمایه گذاری در ابزارهای ارتباطی، راه‌حل‌های مدیریت پروژه در لحظه و یادگیری مجازی است.

در ادامه چند پیشنهاد کلیدی برای کمک به کاهش عوامل استرس زا، افزایش بهره وری و سازگاری با محیط کار از راه دور، ارائه شده است.

ساعت های کاری کارمندان خود را در فضای ابری ردیابی کنید

در حالت عادی شرکت ها از یک سیستم ساده برای ردیابی ساعات کارمندان مانند کارت های پانچ، تایم شیت، بادی پانچینگ و غیره استفاده می کنند. این سیستم در زمان هایی مثل شرایط کنونی انعطاف لازم را ندارند. استفاده از یک نرم‌افزار ردیابی زمان دیجیتال برای ذخیره داده ها در فضای ابری نسبت به ردیابی دستی، می تواند به‌طور بالقوه وقت یک مدیر پروژه را برای کارهای دیگر آزاد کند.

باید به دنبال گزینه های مختلف و ویژگی هایی باشید که منجر به مدیریت آسان تر و انتقال داده ها از یک برنامه به برنامه دیگر می شود. این گزینه ها مبتنی بر فضای ابری، ردیابی در لحظه، ردیابی پروژه، گزارش دقیق زمان و یکپارچه سازی است.

در پرتال مدیریت زمان «My Hours»، کاربران امکان ردیابی ساعت ها، اشتراک گذاری گزارش ها، ساماندهی کارهای نامحدود پروژه و موارد دیگر را خواهند داشت.

یک بستر برای ارتباطات پیدا کنید

داشتن ارتباطات مؤثر مستلزم مهارت‌ها و ترفندهای خاصی است اما با اتکای بیش‌ازحد به ارتباطات متنی و چت ممکن است معنا و جزئیات به‌خوبی بیان نشوند. برقراری ارتباط ارزشمند با کارمندان چه در محیط کار و چه از راه دور مهم است - به‌ویژه برای کارمندانی که در محل کار مجبور به رعایت فاصله اجتماعی و سایر دستورالعمل های لازم برای ایمنی هستند.

برای رسیدگی به مشکلات به همراه اعضای تیم، باید از یک بستر ارتباطی که به‌راحتی برای همه افراد در دسترس باشد استفاده کرد. برخی از ابزارهای مدیریت پروژه شامل نرم افزار زمان بندی است که برای مدیریت تعیین شیفت و تغییرات استفاده می شود. ابزارهای ارتباطی و کنفرانسی مانند زوم یا اسکایپ به اعضای تیم اجازه می دهند در لحظه برای حل مشکلات و سرعت بخشیدن به کار در یکجا جمع شوند.

ایمنی را در اولویت قرار دهید

برای رعایت ایمنی اعضای تیم و از بین بردن کووید 19، شرایط سایت ها و دفاتر خود را به‌گونه‌ای تنظیم کنید که با شرایط جدید تطبیق پیدا کنند.

با اعضای تیم خود که در محل کار هستند در تماس باشید و به نیازهای آن ها گوش فرا دهید. باکسانی که در معرض خطر در محل کار هستند در تعامل باشید تا بتوانند با خطرات کنار بیایند. زمانی که همه ما در این جریان کنار یکدیگر باشیم، این ویروس چاره ای جز فروکش ندارد.

اعلام حضور روزانه یا هفتگی اعضای تیم

به‌عنوان مدیر پروژه یا مدیر تیم، داشتن زمان برنامه‌ریزی‌شده برای اعلام حضور اعضای تیم، می تواند به بهره وری و همچنین هم‌زمان کنار هم قرار گرفتن افراد کمک کند. ارتباط مرتب به شما امکان می دهد پیشرفت تیم را به‌صورت کلی یا جداگانه بررسی کنید تا نشان دهید برای کار آن ها اهمیت قائل هستید.

تأیید و قدردانی از کار اعضای تیم، باعث افزایش بهره وری و انگیزه آن ها برای ادامه کار به بهترین وجه می شود. با ارسال پست در بلاگ، خبرنامه یا ذکر آن هنگام اعلام حضور اعضای تیم در سیستم، به آن ها بفهمانید که کار آن ها مورد توجه قرار گرفته است.

برای آموزش آنلاین سرمایه گذاری کنید

هیچ گاه برای سرمایه گذاری برای تیم و آموزش دیر نیست. اکنون زمان مناسبی برای این سرمایه گذاری است تا افراد بتوانند برای مواجهه با هر پروژه جدید آماده باشند. با یک دوره برنامه ریزی ساخت‌وساز، دوره یادگیری آنلاین و یا با گزارش گیری از ابزارهای سیار می توان برای هم راستا نگه‌داشتن فرایندها با اعضای داخل سایت و افرادی که از راه دور کار می کنند، استفاده کرد.

سرمایه گذاری بر یک رویکرد دیجیتالی بیشتر در این شرایط و بعد از تغییر این شرایط، سودمند خواهد بود. ازآنجاکه به نظر می رسد این شرایط برای مدتی ماندگار باشد، سازگار شدن با تغییر در صنعت ساخت‌وساز مهم ترین عامل برای افزایش بهره-وری و پیشرفت کار خواهد بود.

 منبع

نوشته شده توسط تیم مترجمین موسسه 808

اگر دوست دارید به تیم مترجمین 808 بپیوندید، با ما تماس بگیرید.

دریافت فایل PDF مقاله برای اعضای VIP رایگان است. سایر کاربران با پرداخت ۵۰۰ تومان می توانند اقدام به دریافت این فایل کنند.