مقاله تحلیلی: ۵ نکته برای برنامه ریزی سریع تر پروژه های ساخت و ساز

تهیه یک برنامه زمان‌بندی پروژه می‌تواند یک کار زمان‌بر و دشوار باشد. بااین‌حال، بدون برنامه‌ریزی، پروژه شما با موفقیت به پایان نخواهد رسید. پس چگونه می‌توان پروژه خود را سریع‌تر آغاز کرد؟ در اینجا ما به پنج نکته اشاره خواهیم کرد که به شما کمک می‌کند برنامه‌ریزی پروژه خود را سریع‌تر انجام دهید.

نکته یک: استفاده از الگوها

سریع‌ترین راه برای این‌که برنامه زمان‌بندی خود را تهیه کنید استفاده از الگوها است. الگوها، نمونه‌هایی هستند که شما می‌توانید با ویرایش آن‌ها برنامه زمان‌بندی پروژه فعلی خود را به‌نحوی‌که مناسب آن است تهیه کنید. به‌عنوان‌مثال، شما می‌توانید از الگوی پروژه‌های تحت وب در حالتی که مدیریت پروژه‌ها را از طریق وب انجام می‌دهید، استفاده کنید. این الگو چندین فعالیت کلیدی را در برمی‌گیرد مانند طراحی وب‌سایت و تست آن. پس از آن شما می‌توانید فعالیت‌های اضافه‌تری که مربوط به پروژه‌تان است را اضافه کنید. اگر شما از الگوها برای برنامه‌ریزی پروژه خود استفاده می‌کنید، فراموش نکنید فعالیت‌هایی را که مرتبط با پروژه‌تان نیست را حذف کنید.

نکته دو: استفاده از لیست فعالیت‌ها

اگر شما لزوماً باید برنامه‌ریزی پروژه را از ابتدا شروع کنید، بهترین راه این است که این کار را با تهیه لیست فعالیت‌ها آغاز کنید. اگر شما در حال حاضر برنامه‌ریزی پروژه خود را در یک کارگاه آموزشی و یا یک جلسه آغاز کرده‌اید، حتی می‌توانید از لیست فعالیت‌ها در دیگر برنامه‌های کاربردی استفاده کنید. به خاطر داشته باشید که این لیست همه فعالیت‌های مورد نیاز برای تکمیل پروژه مانند طراحی، ساخت، آزمایش و تحویل و هم‌چنین اقدامات مورد نیاز برای اجرای پروژه مانند جلسات گروهی، فعالیت‌های مرتبط با تهیه اسناد و فعالیت‌های دولتی را در بربگیرد.

نکته سه: تخصیص منابع

برای این‌که سرعت کار کردن اعضای تیم خود را بالا ببرید از ابزار مدیریت پروژه برای اختصاص وظایف به آن‌ها استفاده کنید. شما می‌توانید اختصاص وظایف را به‌صورت آنلاین و در زمان مناسب انجام دهید تا از جلسات طولانی‌مدت که ضرورت دارند اجتناب شود. اگر شما نمی‌دانید که چه وظیفه‌ای را چه کسی باید به عهده بگیرد، با اعضای تیم خود در جلسه‌ای به بحث و گفت‌وگو بپردازید. گاهی اوقات برای انجام یک کار یک نفر کافی است ولی گاهی لازم است که شما از نفرات دیگری هم استفاده کنید! در همین زمان شما می‌توانید وظایف دیگر را به اعضای گروه اختصاص دهید. پس از آن اعضای تیم می‌توانند فعالیت خود را آغاز کنند.

نکته چهار: تشکیل برنامه زمان‌بندی

شما می‌توانید وظایف و کارهای مشابه را برای ایجاد یک جریان کاری در یک گروه قرار دهید. زمانی که به به‌صورت منطقی ضرورت تقسیم کار وجود دارد شما می‌توانید فازهای پروژه را ایجاد کنید. در برنامه خود مراحل مهم (milestones) را قرار دهید چراکه وجود این مراحل به معنای تکمیل بخش عمده‌ای از کار است. اگر برنامه زمان‌بندی شما به‌صورت مؤثر و کارآمدی تهیه شده باشد، استفاده از آن به‌مراتب ساده‌تر خواهد بود و در نتیجه شما زمان کمتری در ابتدا برای تهیه آن و هم‌چنین زمان کمتری را برای به‌روزرسانی فرآیندها و پیشرفت‌های پروژه مصرف می‌کنید.

نکته پنج: پی گیری برنامه به‌صورت منظم

یکی از دلایلی که برنامه‌ریزی پروژه مکن است زمان‌بر تلقی شود، این است که مدیر پروژه برنامه زمان‌بندی را به‌صورت منظم به‌روزرسانی نمی‌کند. به‌روزرسانی برنامه یک پروژه که نشان می‌دهد چه اتفاقاتی در هفته‌های اخیر رخ داده است، ممکن است یک چالش باشد به‌خصوص در پروژه‌هایی که پیشرفت سریعی دارند؛ بنابراین، بهتر است که برنامه پروژه هر هفته به‌روزرسانی شود. با این کار شما می‌توانید اطمینان حاصل کنید که اعضای تیمتان دید درستی نسبت به پیشرفت کنونی پروژه دارند.

منبع

ترجمه شده توسط تیم مترجمین ۸۰۸

اگر دوست دارید به تیم مترجمین ۸۰۸ بپیوندید، با ما تماس بگیرید.

دریافت فایل PDF مقاله برای اعضای VIP رایگان است. سایر کاربران با پرداخت ۵۰۰ تومان می توانند اقدام به دریافت این فایل کنند.