مقاله تحلیلی:‌ ۴ شیوه مستندسازی تصمیمات در یک پروژه ساخت‌ و ساز

بی‌توجهی به این عبارت آشنا که بسیاری از آن استفاده می‌کنند و جایی نوشته یا مستند نشده است،‌ ممکن است مسائل بزرگی را به وجود آورد. مستندسازی تصمیمات در یک پروژه ساخت نه‌تنها موجب کاهش در هزینه‌ها و زمان می‌شود که می‌توان آن را بهترین اقدام در هر پروژه ساخت‌وساز دانست.

ابزارها و منابع زیادی وجود دارند که می‌توان از آن‌ها در فرآیند تصمیم‌گیری یا تعین تعهدات مهم استفاده کرد اما چه مواردی باید در نظر گرفته شوند؟ چگونه خود را برای دعوی یا موقعیت‌هایی که نیاز به مستندسازی دارند، آماده می‌کنید؟ در ادامه به سه نکته‌ای اشاره خواهیم کرد که به شما در مستندسازی تصمیمات در پروژه‌های ساخت‌وساز کمک می‌کنند.

چه مواردی در اسناد مهم تلقی می‌شوند؟

در ابتدا باید بدانیم که چه مواردی در اسناد مهم تلقی می‌شوند.

نقشه‌ها، نقشه‌های کارگاهی، ایمیل‌ها، محدوده کار و پیشنهادها از آیتم‌های مهمی هستند که باید ثبت و نگه‌داری شوند. حقوق، دستمزدها و پوشش بیمه نیز می‌توانند بخشی از این لیست باشند. نسخه اصلی این موارد باید به مدت طولانی‌تری ثبت و نگه‌داری شوند.

مستندسازی تصمیمات

در وهله اول لازم است پلان ارتباطات به‌منظور اطمینان از اینکه ذینفعان از تصمیمات آگاه می‌شوند، تهیه گردد. تغییرات کوچک مثل تغییر جزئی محدوده را می‌توان از طریق راه‌های ارتباطی غیررسمی مانند ارسال نامه یا ایمیل قبل از اقدام رسمی اطلاع‌رسانی کرد.

برای تنظیم یا اصلاح قرارداد باید طبق پیشنهاد ارائه‌شده و محدوده‌ای که موردتوافق همه ذینفعان پروژه است عمل کرد.

فراموش نکنید که تصمیمات برنامه‌ریزی‌شده را مستندسازی و تغییرات را زمان‌بندی کنید.

مستندسازی پیشنهادات و محدوده

قبل از مناقصه و قبل از ساخت تصمیمات زیادی گرفته می‌شود. در این دو فاز شما در رابطه با محدوده جدید یا توضیحات مرتبط ایمیل‌های زیادی دریافت خواهید کرید و یا به کنفرانس‌های متعددی دعوت خواهید شد. همچنین باید در اسرع وقت این تغییرات به محدوده اعمال شوند و اطلاعات لازم با کارفرما یا نماینده او به اشتراک گذاشته شوند.

فرآیند مستندسازی باید شامل برآوردها، قیمت‌های واحد، پیشنهاد تأمین‌کنندگان و هزینه‌های مرتبط با نیروی انسانی شود. در صورت نیاز به اثبات ارتباط تأخیر در خرید مصالح به تصمیمات، باید تاریخ دریافت تأییدیه سفارش خرید مستندسازی شود. مستندسازی صحیح مصالح و خریدها باید شامل تاریخ تائید مصالح، سفارش خرید و سندی یا تاریخ تحویل مصالح از جانب تأمین‌کننده باشد.

برای مستندسازی این موارد سفارش خرید باید به بخش مرتبط در قرارداد ارجاع داده شود. اطمینان حاصل کنید که فرد تائید کننده کپی سند را که در آن تاریخ تحویل و تائید درج‌شده دریافت و امضا می‌کند.

هر زمان که تصمیم مهمی گرفته می‌شود لازم است که یک عکس از برنامه زمان‌بندی واقعی ثبت و نگه‌داری شود و همچنین زمان تصمیم‌گیری مستندسازی گردد.

از این عکس می‌توان به‌عنوان مرجعی برای اثبات تغییرات برنامه پس از تصمیم‌گیری استفاده کرد. در این مرحله باید برنامه زمانی به همره مستندات موردنیاز که بخشی از روند تصمیم‌گیری هستند، تنظیم و ذخیره شود. بهتر است که برنامه زمانی پیشنهادی را با برنامه فعلی هم مقایسه کنید.

ارتباطات روزانه

این یکی دیگر از موارد کلیدی است که باید در مراحل مستندسازی موردتوجه قرار گیرد. یک نفر را برای پیگیری آیتم‌ها و ثبت روزانه وقایع، یادداشت‌های میدانی، ‌شرایط آب و هوایی، تحویل آیتم‌ها، بازدیدهای رسمی و مکالمات غیررسمی مشخص کنید.

این فایل‌ها باید ثبت و نگه‌داری شوند و ارتباط آن‌ها با تاریخ‌های تصمیم‌گیری مشخص گردد. برای هر مورد باید یک رکورد جداگانه ایجاد و آرشیو شود. گزارش دستور تغییر کار باید شامل موعد مقرر، ‌شخص مسئول، تاریخ تائید،‌ مشخصات ارجاع داده‌شده و تاریخ ارسال باشد. اطلاعات مشابهی باید برای آپدیت نقشه‌ها، درخواست اطلاعات و مشخصات طراحی ثبت گردد.

سلسله‌مراتب تیم پروژه برای تصمیم‌گیری در مورد اینکه آیا یک مدیر پروژه می‌تواند تغییرات را تائید کند یا نیاز است که یک فرد با مقام بالاتر این کار را انجام دهید، موضوع مهمی است.

همه این اسناد باید نگه‌داری شوند و با تیم پروژه از طریق راه‌های الکترونیکی اشتراک‌گذاری شوند. این اسناد باید به ترتیب زمانی و بر اساس موضوع ذخیره شوند.

مدارک فیزیکی

با استفاده از تکنولوژی‌های جدیدتر مثل پهپادها می‌توان عکس‌های هوایی تهیه و به همراه عکس‌ها و فیلم‌های دیگر مستندسازی کرد. قبل از شروع کار از هر نقطه عکس بگیرید و این کار را در حین کار و پس از تکمیل کارها هم انجام دهید.

 این کار باید حداقل هفته‌ای یک‌بار انجام شود. حتماً اسناد قرارداد را بررسی کنید تا مستندسازی را طبق آنچه ذکرشده انجام می‌دهید.

منبع

نوشته شده توسط تیم مترجمین موسسه 808

اگر دوست دارید به تیم مترجمین 808 بپیوندید، با ما تماس بگیرید.

دریافت فایل PDF مقاله برای اعضای VIP رایگان است. سایر کاربران با پرداخت ۵۰۰ تومان می توانند اقدام به دریافت این فایل کنند.