مقاله تحلیلی: شش گام مهم در تهیه برنامه ای موفق برای پروژه

یک پروژه برای موفق شدن باید با برنامه زمان‌بندی حساب‌شده‌ای شروع شود. زمانی که مدیریت یک پروژه را بر عهده می‌گیرید، وسوسه نشوید که فوراً کارها را پیش ببرید و در برنامه‌ریزی تعلل نکنید. برنامه‌ریزی یکی از اولین و مهم‌ترین اقداماتی است که باید انجام شود چراکه شاخصی برای سنجش میزان موفقیت پروژه در تمام طول عمر به‌حساب می‌آید.

در ادامه شش گام اساسی و مؤثر در برنامه‌ریزی پروژه توضیح داده خواهد شد.

۱- در نظرگرفتن اعضای تیم

در نظر داشتن اعضای تیم سبب خواهد شد تا برنامه‌ریزی به‌صورت مؤثرتری انجام گردد، زیرا سبب به وجود آمدن حس مشارکت در همه اعضای تیم می‌شود. به این صورت مواردی که لحاظ نشده‌اند و یا اشتباه لحاظ شده‌اند، با دریافت نظارت و دیدگاه‌های اعضای تیم تصحیح خواهد شد.

۲- پوشش دادن هر چیزی در محدوده پروژه

هدف از پوشش دادن هر چیزی در محدوده پروژه این است که همه درخواست‌های مشتری در نظر گرفته شده باشد. تهیه فهرستی از فعالیت‌ها نیز ایده خوبی است، چراکه شما می‌توانید فعالیت‌ها و پیش‌نیاز آن‌ها را با هم مشاهده کنید و معمولاً بهترین راه برای شروع تهیه این فهرست این است که در ابتدا مهم‌ترین و سخت‌ترین فعالیت‌ها را درج کنید.

۳- تعریف مراحل کلیدی

مراحل کلیدی، پایان فازها در پروژه و یا مرحله‌ای هستند که نیاز است کار تکمیل شود. این مراحل فرصت خوبی هستند تا چگونگی پیشرفت پروژه موردبررسی قرار گیرد. همچنین این امکان را به اعضای تیم می‌دهد تا باانگیزه و متمرکز باقی بمانند.

۴- صرف زمان‌برای برآورد زمانی

هنگام تخمین زمان‌برای هر فعالیت، بهترین کار این است که از اطلاعات قبلی یا تجربه افراد استفاده شود. این کار اهمیت برنامه‌ریزی فعالیت‌های پروژه به‌صورت گروهی را نشان می‌دهد. نتایجی که در خلال بحث‌های گروهی حاصل می‌شود، سبب برآورد زمانی بهتری خواهد شد. اگر این کار به تعویق بیفتد، یعنی زمانی که توان همه اعضای گروه مصرف شده است، انجام آن سخت‌تر خواهد بود.

۵- پیش‌بینی زمان‌برای تغییر محدوده

در ابتدای کار اهمیتی ندارد که با چه دقتی محدوده تعریف و نهایی می‌شود. بهتر است که احتمال تغییراتی در مشخصات در نظر گرفته شود؛ بنابراین در مقابل این تغییرات بالقوه، عاقلانه این است که زمان‌های احتمالی برای مواقع اضطراری با در نظر داشتن آخرین مهلت برای پایان پروژه، لحاظ شود.

۶- اختصاص نیروی انسانی به فعالیت‌ها

هنگامی‌که برنامه زمانی تهیه شد، زمان آن فرامی‌رسد که منابع انسانی به فعالیت‌ها تخصیص داده شوند. نباید انتظار داشت که افراد 100 درصد زمان خود را به پروژه اختصاص دهند. فعالیت‌هایی که به‌طور مستقیم در کنترل پروژه مؤثر نیستند (مثل کارهای اداری، جلسات، تشریفات اداری) و زمان‌بر هستند، بهتر است در محاسبات لحاظ شوند.

هنگامی‌که منابع انسانی اختصاص داده شد، تمام برنامه زمان‌بندی باید مورد بازنگری قرار بگیرد تا اگر ناهماهنگی وجود دارد، مشخص و همچنین اطمینان حاصل شود که مقدار کار اختصاص داده شده به هر فرد با میزان در دسترس بودن و انگیزه وی مطابقت دارد.

نتیجه‌گیری

در طول چرخه عمر پروژه، به‌روزرسانی‌های منظم همراه با اعضای تیم به‌منظور بررسی پیشرفت پروژه و اعمال تنظیمات لازم، حائز اهمیت است. 20 دقیقه برای جلسات گروهی کافی است تا هر یک از اعضای تیم موقعیت کاری خود را شرح دهند و مشکلات بالقوه‌ای را که در آینده پیش رو دارند، مطرح کنند. فراموش نکنید که شما به‌عنوان مدیر پروژه باید کمک کنید تا موانع از مسیر پروژه کنار زده شوند.

منبع

ترجمه شده توسط تیم مترجمین ۸۰۸

اگر دوست دارید به تیم مترجمین ۸۰۸ بپیوندید، با ما تماس بگیرید.

دریافت فایل PDF مقاله برای اعضای VIP رایگان است. سایر کاربران با پرداخت ۵۰۰ تومان می توانند اقدام به دریافت این فایل کنند.